Опись документов
Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).
Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.
В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.
Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.
Как переслать документы с реестром
Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.
Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.
Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.
И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.
Формы описей документации
Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.
Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.
Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.
Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.
Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документов вариант которого можно скачать бесплатно.
В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Основное назначение
Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:
- Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
- Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
- Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
Опись документов образец 2020
Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.
Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
- Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
- Наименование организации, которая передает документы.
- Дата составления.
- Таблица с самой описью, в которой указываются:
- номер по порядку;
- полное название документа;
- количество экземпляров;
- количество листов.
- Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
- Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).
Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.
Вариант составления в специализированной программе показан на видео:
Основные разновидности
В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:
- Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
- Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.
Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:
- Опись по аттестационному делу.
- Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
- Личных дел сотрудников и многие другие.
Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.
Как правильно составить
Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:
- Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
- Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
- Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
- Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
- Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
- Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
- Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
Сдаточная опись
Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.
В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).
Опись дел постоянного хранения
Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:
- Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
- Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
- Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
- В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
Пример приводится ниже.
Скачать образцы бланков:
Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию
Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив
Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения
Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы
Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, это государственная или частная организация. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.
Для чего составляют реестр документов
Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний. Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов — это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.
Кропотливый труд
Правильно составленный реестр документов — это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.
Что это даёт
Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации. Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.
Опыт и экономия
Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.
Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91
или отправьте запрос на info@a-centr.ru
Здравствуйте, Евгения!
Прошу Вас о помощи!
Я уже столько всего перечитала, но, видимо, архивирование-это не мое.Чем больше читаю статьи, нормативные документы, вопросы-ответы, тем больше запутываюсь. Я не архивариус, не документовед и даже не делопроизводитель по образованию, я-юрист.Но занимаюсь всем понемножку по мере необходимости и по поручениям руководства. Отсюда и все мои проблемы.В связи со сменой руководящего состава учреждения (подведомственное учреждение органа исполнительной власти г.Москвы) и новой политикой руководства уволились почти все, в т.ч. начальник отдела координации деятельности и делопроизводства, который хоть что-то смыслил в делах архивных.Под угрозой выговоров за неисполнение или ненадлежащее исполнение поручений, связанных с архивированием документов и передачей документов в Объединенный архив, руководство в приказах обязало меня взять на себя ответственность за ведение архива. Также составило План мероприятий по оформлению архива учреждения за 2014-2016 гг. и в срок до 25.02.2018 предписало мне отобрать дела согласно номенклатуре дел на 2014,2015, 2016 гг. с разными сроками хранения («постоянно», по личному составу- «75 лет» или «50 лет», с временным сроком хранения свыше 10 лет, до 10 лет, составление описей о выделении к уничтожению документов с временными сроками хранения до 5 лет, по которым вышел срок хранения, согласование описей с ЭПК органа исп.вл.,которому мы подчиняемся, составление исторической справки, предисловия к описям по личному составу, заключение госконтракта на архивирование докмуентов, указанных в первых пунктах, составление и передачу описей для согласования на ЭПК органа исп.вл, передаче документов в Объединенных архив по описям.Во-1, все это до 25.02.2018.Это реально в полном объеме? И что я могу успеть до этой даты?Во-2, я вообще не могу никак понять, как разделить документы по срокам и даже по видам? Что значит по личному составу? В-3, как составить описи о выделении к уничтожению с сроком до 5 лет? Я даже не улавливаю, какие документы с таким сроком? И потом, четко не пояснили и не хотят пояснять, о каких документах речь? У нас несколько отделов и у всех большие объемы документов.Могу утверждать, что пояснений я так и не дождусь. В таким случае мне начинать с запроса в отделы о заполнении сдаточной описи с надеждой, что они самостоятельно и грамотно занимались с 14 г. формированием своих дел по видам и срокам согласно номенклатуре дел.Я ничего не понимаю! Умоляю, распишите,пожалуйста, возможный механизм действий!..У меня есть большое желание взяться за это дело и сделать качественно, но это так сложно…особенно с учетом сложившейся психологической обстановки, когда начальство вообще собирается меня уволить по статье.Я хотела бы стать специалистом, который хотя бы на среднем уровне разбирается в архивном деле, однако, с каждым днем я все больше осознаю, что лишь сильнее запутываюсь.Я буду Вам бесконечно благодарна за помощь!..Если можно, как для ребенка, потому что я действительно никогда не занималась ничем подобным и пытаюсь изучить эту тему только пару-тройку дней подряд, а сроки поджимают.Надо хоть что-то начать делать.Прошу прощения за многословность.С уважением Анна.
Добавить комментарий