Ошибки при составлении графика отпусков

10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

1 нарушение

«У нас маленькая компания и график не нужен». Или другой вариант: «в компании работает один наемный директор».

Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, составить план отдыха сотрудников кадровик обязан при любой численности персонала (будь то один сотрудник или тысяча один). Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

2 нарушение

График утвержден позже, чем это предусмотрено Трудовым кодексом.

В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации), не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.

Как видим, законодатель четко установил временные рамки для окончательного утверждения графика отпусков. Т. е. окончательно план на будущий год должен быть утвержден не позже 17 декабря текущего года. Принимая во внимание, что 17 декабря в 2017 году — воскресенье, лучше уложиться до 15 числа, это пятница.

3 нарушение

Часто для графика отпусков используют свободную, а не унифицированную форму.

Смотрим Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, которое создано для приведения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты к единому стандарту. В постановлении находим образец унифицированной формы «График отпусков» (форма Т-7).

Понятно, что ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» дает нам право корректировки унифицированных форм, тем не менее опыт большого количества кадровиков говорит о том, что унифицированная форма графика содержит практически все основные реквизиты, и менять ее особенно не стоит, а лучше и вообще не корректировать.

4 нарушение

В графике проставлен только месяц, в котором сотрудник должен отдыхать.

В статье 123 ТК РФ указано, что о времени начала отдыха работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Нам законодатель четко установил период предупреждения о начале отпуска — минимум за 2 недели. Так как же мы можем угадать точный день, когда уведомить работника о начале отдыха, если будем знать только месяц? Т. е. получается, что указание конкретного числа месяца обязательно при составлении плана.

5 нарушение

Трудно читаемые сокращения.

Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора, руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, «ведущий» до «вед». Вроде ничего существенного, на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным. Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.

6 нарушение

При планировании отдыха сотрудников ответственный за составление учитывает только основной ежегодный отпуск (28 календарных дней).

Очень важная ошибка. Часто по факту и законодательно сотруднику положены еще дополнительные ежегодные оплачиваемые выходные дни (например, за ненормированный рабочий день). Внимательно относимся к количеству дней отдыха, учитываем все льготы, все нюансы по каждому работнику. Что-то можно уточнить у самого сотрудника (естественно, все должно быть подтверждено документально), что-то узнать по локальным актам работодателя.

7 нарушение

В графике отпусков присутствуют выходные дни, не имеющие отношения к ежегодным оплачиваемым.

Например, указывают периоды отдыха без сохранения заработной платы (предусмотренные законодательством) или по уходу за ребенком. Лучше их не указывать в плане. Не захламляйте его.

8 нарушение

Указываются отпуска неверной продолжительности.

К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ). Следовательно, в плане должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положены дополнительные оплачиваемые выходные за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней — основной, и 3 дня — ежегодный дополнительный отдых).

9 нарушение

Неверное разделение отпуска на части.

Очень часто встречающееся нарушение. Согласно законодательству, одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). А вот остальное — по согласованию при планировании. Многие спрашивают, как лучше сделать это согласование. Законодатель не установил четко данную процедуру. Поэтому ее можно закрепить в локальном акте. Или составить соглашение в произвольной форме о разделении дней отдыха на части для включения в план (для того чтобы в дальнейшем у вас не возникало трений с сотрудниками по этому вопросу).

10 нарушение

И, наверное, самое важное. В компании не соблюдается график отпусков.

Это проблема, наверное, 99 процентов компаний. Всегда находятся уважительные причины для того, чтобы перенести сроки отдыха. Но, тем не менее, законодатель не дает никаких поблажек, и график соблюдать необходимо. Да, сотруднику никто не мешает переносить выходные на другой срок, но и работодатель имеет полное право отказать в таком переносе (при соблюдении действующего трудового законодательства). Есть план, с датами отдыха при утверждении согласились две стороны (работник и работодатель), следовательно, договоренности нужно соблюдать.

Поэтому в завершение еще один нюанс при планировании отдыха сотрудников. Обязательно доводите до работников информацию о графике отпусков после его утверждения. Каким путем — это тоже ваш выбор. Наиболее распространенный вариант — подпись в самом графике (для чего можно использовать графу «Примечание в унифицированной форме»).

10 ошибок при составлении графика отпусков

ОШИБКА 1

ОТСУТСТВИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ КАК ТАКОВОГО

График отпусков должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Это требование ст. 123 ТК РФ. График отпусков может отсутствовать только у работодателей, которые относятся к микропредприятиям, если они отказались от принятия локальных актов и заключают трудовые договоры с работниками по типовой форме в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ.

Отсутствие графика отпусков или его неправильное ведение (то есть наличие нижеперечисленных ошибок) является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях данное нарушение наказывается штрафом:

• для должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

• для организаций — в размере от 30 000 до 50 000 руб.

ОШИБКА 2

В ГРАФИК ВКЛЮЧЕНЫ ЛИШНИЕ РАБОТНИКИ

График отпусков устанавливает очередность ухода работников в отпуск за второй и последующие годы работы. Если работник недавно принят и еще не использовал отпуск за первый рабочий год, его не нужно включать в график. Такой работник имеет право (но не обязан) уйти в отпуск по истечении шести месяцев работы у данного работодателя по заявлению. Жесткая фиксация начала отпуска за первый рабочий год в графике отпусков не совсем отвечает нормам законодательства.

Не имеет смысла включать в график работников, которые по объективным причинам не воспользуются ежегодным отпуском в следующем календарном году. Например, нецелесообразно планировать отдых работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком и не планируют выходить на работу в ближайший год. Не воспользуются отпуском за второй рабочий год и те, с кем заключены срочные (до одного года) трудовые договоры.

Если вы включили таких работников в график:

• вы будете обязаны отправить их в отпуск, потому что утвержденный график станет обязательным как для работника, так и для работодателя;

• либо инспектор ГИТ посчитает, что график составлен формально, а организация не собиралась ему следовать.

Остальных работников обязательно включаем в график отпусков.

Не забываем:

• про льготников, имеющих право уйти в отпуск в удобное время;

• внешних и внутренних совместителей;

• руководителя организации (генерального директора).

ОШИБКА 3

В ГРАФИКЕ ЗАПЛАНИРОВАНЫ НЕ ВСЕ ОТПУСКА

В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительные отпуска, если они есть. Кроме того, практически в каждой организации есть отпуска, не использованные работниками за прошлые рабочие годы. Их тоже нужно запланировать в графике, чтобы не было нарушений срока (за каждый рабочий год отпуск должен быть предоставлен в этом же рабочем году).

В график отпусков не включают:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (учебные);

• отпуска по уходу за ребенком;

• отпуска по беременности и родам;

• отпуска без сохранения заработной платы.

ОШИБКА 4

ЗАПЛАНИРОВАНА НЕПРАВИЛЬНАЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОТПУСКА

По закону продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. Но есть категории работников, которым полагается удлиненный основной отпуск. Кроме педагогов и госслужащих, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день) и инвалидам (30 календарных дней). Сверить продолжительность основного отпуска для различных категорий работников можно в таблице 1.

Статья 120 ТК РФ предусматривает, что основной и дополнительные отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому в графике к количеству дней основного отпуска обязательно добавляем дни дополнительного.

Продолжительность дополнительного отпуска легко определить, если он предоставляется за работу в режиме ненормированного рабочего дня, стаж работы или выслугу лет.

Совсем другая ситуация с отпуском за работу во вредных или опасных условиях труда. Он предоставляется работнику только за фактически отработанное в таких условиях время, поэтому не всегда можно точно спланировать, сколько дней дополнительного отпуска «заработает» работник на момент предоставления основного отпуска. В этом случае можно указать в графике предварительно рассчитанное количество дней дополнительного отпуска, а в графе «Примечания» сделать оговорку о возможном изменении количества дней в зависимости от фактически отработанного времени.

Исправляем ошибки в графике отпусков

Окончание отпускного сезона — самое время, чтобы навести порядок в графике отпусков. И проверить, все ли данные в нем вы отразили. О том, какие ошибки чаще всего допускают в этом документе, и как их исправлять, читайте в статье наших коллег из журнала «Кадровое дело»

11.09.2012журнал «Главбух»

Имеет ли право муж на ежегодный отпуск в период декрета жены?

Да, независимо от стажа работы в организации.

Обязан ли работодатель переносить отпуск по просьбе сотрудника?

Нет, не всегда.

Нужно ли вносить в утвержденный график сведения о вновь принятых работниках?

Нет, не нужно.

Рассмотрим самые типичные ошибки, которые допускаютбухгалтеры и кадровики в графике отпусков.

Ошибка 1. Дату отпуска перенесли, а в графике не отразили

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). При этом обязательно нужно учесть мнение профсоюза (если он есть в организации). Утвержденный график как локальный нормативный акт обязателен для всех, поэтому если работнику нужно перенести отпуск, ему необходимо получить согласие работодателя. Если договоренность достигнута, нужно отразить перенос отпуска в кадровых документах.

Ошибка 2. Работодатель отказывается переносить отпуск, хотя обязан

Некоторые работники имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время. Отказать в переносе отпуска такому сотруднику работодатель не вправе, даже если пожелание работника пойти в отпуск в определенный период было учтено при подготовке графика отпусков. Например, к ним относятся:

— сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

— женщины – перед отпуском по беременности и родам или после него (ст. 122, 260 ТК РФ);

— мужчины в период отпуска по беременности и родам жены (ч. четвертая ст. 123 ТК РФ);

— работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (ч. третья ст. 122 ТК РФ);

— совместители – им дни отдыха предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. первая ст. 286 ТК РФ);

— работники, супруги которых являются военнослужащими, – отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

— некоторые категории граждан, подвергшихся воздействию радиации (Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

— инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»).

Внимание!

Для отдельных категорий работников, например в возрасте до 18 лет, в графике отпусков должны быть запланированы удлиненные отпуска.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению с работником должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях (ч. первая ст. 124 ТК РФ), например, когда сотрудник заболел или выполнял во время отпуска государственные обязанности (с освобождением от работы).

По желанию сотрудника и на основании его письменного заявления работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, если отпуск своевременно не оплатили или работника предупредили о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала (ст. 124 ТК РФ).

На практике иногда возникают ситуации, когда отпуск переносится по просьбе сотрудника и это является более предпочтительным для обеих сторон, чем, например, продление отпуска. Решение о переносе отпуска в этом случае принимается по соглашению между работодателем и работником.

Пример

Работник попал в аварию и сломал ногу за пять дней до начала отпуска. Продление отпуска после больничного не выгодно ни сотруднику (лето уже закончится), ни работодателю (работник будет отсутствовать слишком долго). В итоге было достигнуто соглашение о перенесении отпуска на другой срок.

Для переноса отпуска нужно:

— получить от работника заявление с просьбой о переносе отпуска либо согласие на отзыв из отпуска, если отпуск переносится по инициативе работодателя;

-издать приказ о переносе отпуска (в свободной форме);

— ознакомить работника с приказом под роспись;

— внести сведения о переносе отпуска в график отпусков.

Если переносится часть отпуска, в приказ о его переносе необходимо включить пункт о перерасчете отпускных сумм, а в графике отпусков указать как фактический период отпуска, так и предполагаемое время использования оставшихся дней.

Ошибка 3. Работник отказывается идти в отпуск по графику

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя (ч. вторая ст. 123 ТК РФ). Увы, работники не всегда соблюдают это правило и отказываются идти в отпуск, ссылаясь на то, что у них много работы и заменить их некем. Однако следует помнить, что запрещено не предоставлять ежегодный отпуск два года подряд (ч. четвертая ст. 123 ТК РФ). И ответственность за нарушение этой нормы может понести работодатель в виде штрафа для должностного лица в размере от 1000 до 5000 рублей и для организации – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Совет

Чтобы работники поняли, что ходить в отпуск – это их обязанность, можно тем, кто в течение двух лет отказывается уходить в отпуск, объявлять замечания.

Итак, что делать, если работник не уходит в отпуск? В первую очередь, необходимо при составлении графика (как правило в декабре) собрать с руководящих работников служебные записки, где указаны периоды, в которые они хотят отдохнуть, учитывая при этом, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Затем необходимо вовремя, не позднее чем за две недели до начала отпуска, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись. Бухгалтерия должна оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. После того как соблюдены все необходимые формальности, работника, не соблюдающего график отпусков, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение приказа руководителя.

Ошибка 4. Отпуск работника не включили в график

Если работник по каким-то причинам не был включен в график отпусков, лишить его права на заслуженный отдых нельзя. Отпуск в таком случае предоставляется по соглашению между работником и работодателем на основании личного заявления сотрудника.

Пример

Елена С. полтора года находилась в отпуске по уходу за ребенком. На момент составления кадровик забыл включить ее в график. 1 февраля Елена С. вышла на работу и в августе написала заявление, на основании которого работодатель направил ее в очередной оплачиваемый отпуск.

Ошибка 5. В графике отпусков допущены неточности

Многие кадровики в такой ситуации составляют новый график. Однако переделывать и подписывать документ заново не стоит. Во-первых, значительная часть информации в нем указывается от руки (графы 7–9) и при ее переписывании можно снова наделать ошибок, а во-вторых, во многих организациях документ дополнен графой ознакомления работников с графиком отпусков, и собрать заново все подписи – нелегкая задача. Так как же внести исправления?

График составляется по унифицированной форме № Т-7, является первичным учетным документом и к нему применим тот же порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату внесения корректировок, а также подписи лиц, составивших документ, в котором они произведены, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибка 6. Отпуск разделен на части без согласия работника

Есть работодатели, которые устанавливают в правилах внутреннего трудового распорядка обязательное разделение отпуска на части, например, одна из которых 14 дней и две по семь дней. На основании этого кадровики составляют график отпусков, в котором у всех работников отпуска поделены на части, считая, что требования законодательства соблюдены. Данное мнение ошибочно и подобные договоренности не имеют юридической силы, так как ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Разбить отпуск на части можно по соглашению сторон, при составлении графика на очередной год. Для того чтобы разделение было законным, его необходимо оформить в виде заявления (если это инициатива работника) или уведомления (см. образец), если это инициатива работодателя (ст. 125 ТК РФ). Эти документы должны быть подписаны обеими сторонами: на заявлении проставляется виза уполномоченного лица, а на уведомлении работник делает запись: «С уведомлением ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка».

Статья подготовлена по материалам

наших коллег из журнала «Кадровое дело»

Подписка Разместить: