Отправка расчетных листков по электронной почте

26 Сентября 2018

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) редакции 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте – но немногие об этом знают.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.

В своем письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны «выдаваться» работникам. А способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Например, это может быть рассылка расчетных листков по электронной почте.

Рассылка настраивается двумя способами:

• Непосредственно из отчета «Расчетный листок» по кнопке «Еще» – «Отправить» – «Создать рассылку отчетов…»;
• В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Рассылки отчетов».

Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта:

Настройка учетной записи электронной почты

Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» — Органайзер – Настройка системной учетной записи.

Рисунок 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Настройка параметров

Далее настраиваем параметры для отправки расчетных листков работникам в разделе «Администрирование» — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов.

Рисунок 2 (нажмите, чтобы увеличить)

Создание настроек для рассылки

По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки. Настройки должны быть следующие:

Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его эл. почты.

Получатели: физические лица.

Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».

В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки»

Рисунок 3 (нажмите, чтобы увеличить)

При необходимости можно настроить расписание для отправки.

Рисунок 4 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке доставка выбрать нужных получателей.

Рисунок 5 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке «дополнительно» можно добавить файлы в архив и присвоить пароль для повышения конфиденциальности.

Рисунок 6 (нажмите, чтобы увеличить)

После создания настройки рассылки по кнопке «Выполнить сейчас» будут сформированы и отправлены расчетные листки сотрудникам (каждый получатель получит только свой расчетный листок).

Перед массовой отправкой рекомендуется протестировать данную настройку на нескольких сотрудниках.

Используйте новые возможности ЗУП 3.1 для облегчения своей работы, экономии времени и удобства своих сотрудников!

БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда.

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте.

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

• в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

• на личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны письменно информировать работников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний.

Подвесные потолки из протяжно-вытяжной сетки пользуются большой популярностью. Главные преимущества сетчатых потолков — это прочность, пожаробезопасность, влагоустойчивость и светопрозрачность.

Для выполнения этой обязанности, работодатели разрабатывают и утверждают форму расчетного листка. Как правило, работодатели пользуются по умолчанию той формой расчетного листка, которая предусмотрена в бухгалтерской программе.

Трудовой кодекс не регламентирует то, каким способом выдавать работникам расчетные листки. Поэтому работодатели могут самостоятельно установить форму выдачи расчетных листков — на бумажных носителях или в электронном виде.

Некоторые работодатели считают, что если выдали расчетный листок на бумаге, то меньше риск получить штраф.

Однако, это не так. Штрафные санкции по жалобе работника грозят работодателю за невыдачу расчетных листков.

Административная ответственность за невыдачу расчетных листков предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В тоже время ежемесячная распечатка и выдача расчетных листков всем работникам — работа более трудоемкая, чем рассылка файлов расчетных листков на электронные адреса работников.

Работодатели вправе направлять работникам расчетные листки в электронном виде. Главное, чтобы этот способ был прописан в локальном акте или трудовом договоре.

Если мы выдаем расчетные листки несколькими способами, прописываем оба варианта..

Суды соглашаются с тем, что работодатель ничего не нарушает, если отправляет расчетные листки по электронной почте.

В локальном положении об оплате труда работников для малых предприятий или в трудовом договоре с работниками для микропредприятий можно прописать следующие формулировки обязанности работодателя, касающиеся выдачи расчетных листков:

Работодатель обязуется выдавать расчетные листки в день выплаты окончательного расчета за отработанный месяц одним из способов:
— на бумажном носителе;
— в электронном виде на адрес электронной почты работника.

Вместе с тем работодатель должен доказать, что выдавал расчетные листки своим работникам. Для этого нам придется просить работников написать заявление, где указать, на какой адрес электронной почты направлять расчетные листки.

Для выбора формы расчетного листка работник должен представить работодателю заявление по утвержденной работодателем форме.

Для того, чтобы получить расчетный листок в бумажном виде, работник должен обратиться к работодателю и получить расчетный листок лично под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.

Для того, чтобы получить расчетный листок в электронном виде, работник должен в заявлении указать адрес своей электронной почты.

В заявлении на имя работодателя работник пишет:

В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации прошу направлять мне файлы расчетных листков на электронную почту по адресу (таком-то). От получения расчетных листков на бумажных носителях отказываюсь.

По правилу, установленному частью 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки?

Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, поскольку трудовым законодательством установлено, что листок выдается при выплате заработной платы, при этом не важно, аванс это или расчет.

На практике работодатели выдают расчетный листок только один раз в месяц — при окончательном расчете за месяц.

Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – это проинформировать работника о всех начислениях и удержаниях.

В соответствии со статьей 136 ТК РФ работодатель обязан письменно сообщать работнику информацию о заработной плате, ее составляющих и о произведенных удержаниях из начисленных доходов. Для этого существует расчетный листок. Законодательством форма документа не утверждена — компания или предприниматель-работодатель вправе самостоятельно разработать его бланк. Во многих организациях пытаются сократить бумажный документооборот и переходят на электронный обмен. А можно ли отправлять расчетный листок по электронной почте?

Что говорится в законодательстве

Трудовой кодекс предписывает выдавать персоналу расчетные листки, при этом обязательна их письменная форма. Про возможность электронной передачи документа прямо говорится только в статье 312.1 ТК РФ – для дистанционных сотрудников. Для них законом прямо предусмотрена возможность передачи данных в электронном виде, но для другого персонала такое указание отсутствует. Однако и выдача расчетных листков по электронной почте прямо в кодексе не запрещена.

Мнение Министерства труда

21.02.2017 г. в ответ на обращение работодателя Министерство труда и соцзащиты выпустило письмо № 14-1/ООГ-1560, в котором изложило позицию ведомства, возможна ли отправка расчетных листков по электронной почте. По мнению специалистов, такое извещение сотрудников о заработке не противоречит Трудовому кодексу, однако нужно, чтобы электронная форма была предусмотрена в коллективном или индивидуальном трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя. Позднее подобная позиция нашла подтверждение и в письме Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375. Таким образом, ведомством признано, что рассылка расчетных листков по электронной почте правомерна.

Правильное оформление

Работодатель несет ответственность за исполнение требований законодательства. За нарушения предусмотрены штрафы до 50 000 руб. для компаний и до 5000 руб. для ИП (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому, прежде чем направлять расчетные листки по электронной почте, нужно все правильно оформить. Для этого руководству компании придется:

● Внести изменения в трудовой или коллективный договор, либо отразить изменение формы извещения в другом локальном документе организации.

● Уведомить сотрудников о новых принятых правилах порядка оповещения. Ознакомить с нововведениями каждого из них под подпись.

● Собрать заявления работников – рассылка расчетных листков по электронной почте должна производится с согласия сотрудников.

Чтобы избежать ненужных конфликтов, сначала придется должным образом оформить все кадровые документы, и только затем можно отправлять электронные сведения.

Заявление на получение электронного листка

Работодатель должен получить письменное обращение от каждого работника на получение расчетных листов по электронной почте. Заявление требуется и для того, чтобы узнать электронный адрес, по которому следует высылать данные по заработку. Сотрудник может самостоятельно определить, на какую почту работодателю следует направлять форму, либо компания сама выбирает, как организовать рассылку (например, это может быть личный кабинет работника на корпоративном сайте).

Потребуется и согласие на обработку персональных данных. Доступ к конфиденциальным сведениям, содержащимся в расчетном листке, должны иметь только сотрудник и уполномоченный представитель работодателя.

Образец заявления на получение расчетного листка в электронном виде:

Подтверждение получения электронного документа

При проведении проверки компании или ИП придется доказывать инспектору ГИТ, что расчетный листок по электронной почте был отравлен. Иначе — налицо нарушение трудового законодательства. Если работодатель отправил работнику расчетный листок по электронной почте, как подтвердить получение? Для этого нужно настроить в электронной почте получение уведомлений о прочтении сообщения. В большинстве программ есть такая возможность. Работодателю придется организовать хранение этих доказательств. Если подтверждения получения расчетного листка по электронной почте нет, то безопаснее выдать бумажный вариант документа сотруднику.

Можно ли применять бумажный и электронный вариант одновременно?

Может возникнуть ситуация, что расчетный листок некуда отправить – у сотрудника нет доступа в интернет, соответственно, и электронного адреса тоже. Тогда компании во внутреннем документе, содержащем порядок выдачи расчетных листков, стоит предусмотреть, что возможно применять бумажную форму и электронную одновременно.