Письмо а

Содержание

Правила и требования к оформлению делового письма: как составить бланк по ГОСТу

Использование фирменного бланка компании — важный фактор успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина актуальная в любые времена. Разумеется, что для разных типов писем, нужны разные типы бланков. Перечень типов, а также нормы их заполнения нужно закрепить отдельным приказом по организации. Это может быть, например, не приказ, а инструкция по делопроизводству. ГОСТ регламентируются основные требования к бланкам деловых писем. Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов».

ГОСТ по делопроизводствуСкачайте образецИнструкция по делопроизводству Скачайте образец

Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:

  • полное и сокращённое название компании;
  • почтовый и электронный адреса;
  • контактные телефоны;
  • коды ОКПО, ОГРН;
  • ИНН;
  • номер расчётного счёта.

Образец бланка для писем организации

Скачайте образец

Конечно, это не обязательный, а рекомендательный список. Руководство каждой компании само определяет необходимость включить те или иные реквизиты своей организации в шапку бланка. Но есть и общие требования к оформлению деловых писем, которые являются обязательными. Эти требования устанавливаются действующими ГОСТами. Основной такой регламент — ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующий с 1 июля 2018 года. В нём приведён перечень обязательных реквизитов, наличие которых подтверждает юридическую силу документов, в том числе, деловых писем. Кроме того, ГОСТ устанавливает и требования к оформлению документов.

Оформление деловых писем по ГОСТу

Среди требований, общих для всех видов деловой переписки:

  • Отступ справа – 10 мм, слева, сверху и снизу – 20 мм;
  • Нумерация страниц – посредине сверху;
  • Нумерация каждого приложения – отдельно;
  • Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
  • Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
  • Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;
  • Дата написания письма проставляется внизу.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации, как располагать реквизиты деловых писем на бланках.

Бланк делового письма образец расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Нумерация реквизитов, показанных на рисунке, соответствует установленной ГОСТом. Согласно ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», деловые письма, как и другие деловые документы, могут содержать до 31 реквизита. На практике использование полного набора реквизитов встречается крайне редко. Назначение каждого документа определяет свой набор реквизитов. Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты:

Номер реквизита по ГОСТ 6.38-90

Наименование реквизита

государственный герб

логотип организации

код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)

наименование организации

индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке

название вида документа

дата

ссылка на индекс и дату входящего документа

место составления или издания

гриф ограничения доступа к документу

адресат

заголовок к тексту

текст

отметка о наличии положения

подпись

печать

фамилия исполнителя и номер его телефона

Оформление делового письма на английском

Письменный деловой этикет в странах Евросоюза предусматривает наличие в деловом письме следующих реквизитов:

  • наименование получателя и адрес,
  • дата составления письма,
  • ссылка на входящее сообщение (при его наличии),
  • обращение к адресату,
  • текстовая часть,
  • подпись,
  • отметка о наличии приложений.

Как видим, содержание делового письма в адрес зарубежных партнёров мало чем отличается от того, что вы направите в российскую компанию. В этом случае самое главное — сделать как можно меньше орфографических и грамматических ошибок.

Поможет составить деловое письмо любого типа и любой сложности Конструктор деловых писемУникальная таблица-шпаргалка, которая поможет грамотно и быстро составить любое деловое письмо в разных ситуациях

Оформление реквизитов делового письма

В практике делопроизводства основные затруднения обычно вызывает заполнение следующих реквизитов:

  • адрес,
  • текст,
  • отметка о наличии приложений;
  • подпись.

Рассмотрим подробнее требования к заполнению каждого из этих реквизитов.

Оформление адресной части делового письма

Правила деловой переписки и оформления делового письма устанавливают особые требования к оформлению этого реквизита, обязательного для внешних документов. В нём необходимо указать адрес, должность и фамилия лица, которое возглавляет организацию, в которую направляется документ. Если они неизвестны, достаточно указать наименование предприятия и его почтовый адрес.

Существуют требования к заполнению сведений о почтовом адресе, установленные п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Информация вносится в такой последовательности:

  1. название улицы, номер дома, номер строения (при наличии), номер офиса или квартиры;
  2. название населенного пункта;
  3. название района;
  4. название региона — субъекта Федерации;
  5. название страны, если документ отправляется за границу;
  6. почтовый индекс.

Образец заполнения реквизита «Адрес» делового письма

При этом неважно, к какому из видов деловой переписки относится письмо — расположение и правила заполнения этого реквизита для всех видов писем одинаковые.

Письмо-согласие: образец оформления реквизита «Адрес»

Скачайте образец

Оформление текстовой части делового письма

Кодифицированная структура делового письма состоит из трех элементов:

  1. Преамбула — вступление, включает в себя формулировку цели письма или причин, которыми вызвано его написание.
  2. Содержательная часть дает изложение ситуации, предлагает решения, формулирует выводы и дает рекомендации.
  3. Резюме подводит итоги и также формулирует ваши ожидания от адресата письма.

Оформление текста делового письма образец

Скачайте образец

Залог грамотного и хорошо сформулированного письма — четкое понимание цели, с которой вы его пишите. Будет ли это предложение о сотрудничестве, приглашение на мероприятие или претензия — текст должен быть посвящен исключительно цели письма и не содержать посторонних элементов.

Придерживайтесь правила: одна цель — одно письмо. Другими словами, каждое письмо посвятите решению одной проблемы, одного вопроса. В крайнем случае, если письмо поднимает несколько вопросов, то они должны быть взаимосвязаны и вытекать один из другого. Если вы хотите решить несколько вопросов с одной и той же организацией, то целесообразнее написать несколько писем, каждое из которых посвятить одному конкретному вопросу.

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложений»

Необязательным дополнением к основному письму могут стать приложения. Все приложения оформляют на отдельных листах и нумеруют также отдельно.

Есть два вида связи между основным документом и приложениями к нему:

  1. Основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом.
  2. Основной документ и приложение связаны содержанием.

В общем случае оформление приложений к письму должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016

Образец оформления отметки о наличии приложений к деловому письму

Скачать документ полностью

Оформление реквизита «Подпись»

В конце письма ставится подпись — должность, инициалы и фамилия отправителя. Подпись предваряют стандартной этикетной формулой: «С уважением», «С благодарностью за сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество», «Искренне Ваш».

Особое обратите на соответствие рангов адресата и отправителя. Например, письмо на имя генерального директора должен пописывать генеральный директор. В крайнем случае — его заместитель.

Пример подписи на письме-претензии

Скачайте образец

Обратите внимание! Бланки, которые оформлены не по ГОСТ Р 7.0.97-2016, вполне имеют право на существование, если на них указана вся информация об организации и их утвердил руководитель. Основные реквизиты на бланке всё равно должны быть: эмблема, дата и номер документа, адрес организации — автора документа, справочные данные о компании, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Образец бланка делового письма не по ГОСТу, который всё равно можно взять в работу

Как использовать бланки не по ГОСТу

Итог:

В оформлении делового письма необходимо придерживаться требований, установленных ГОСТами. Регламенты помогут не только правильно расположить реквизиты, но и структурировать содержание письма.

Линейное письмо А

Тип

Нерасшифрованный (предположительно слоговый и идеографический )

Языки

‘ Минойский ‘ (неизвестно)

Временной период

MM IB в LM IIIA 1800–1450 гг. До н.э.

Статус

Вымершие

Дочерние системы

Линейное письмо B , кипро-минойское слоговое письмо

Сестринские системы

Критские иероглифы

Направление

Слева направо

ISO 15924

Lina, 400

Псевдоним Unicode

Линейное письмо А

«U + 10600 – U + 1077F» (PDF) .
«Окончательное принятое предложение по сценарию» (PDF) .

Эта статья содержит линейные символы Unicode . Без надлежащей поддержки рендеринга вы можете увидеть вопросительные знаки, квадраты или другие символы вместо линейного письма A.

Линейное письмо A — это система письма, которая использовалась минойцами (критянами) с 1800 по 1450 год до нашей эры для написания предполагаемого минойского языка . Линейное письмо А было основным письмом, используемым во дворцовых и религиозных писаниях минойской цивилизации. Он был обнаружен археологом сэром Артуром Эвансом . На смену ему пришло линейное письмо B , которое использовалось микенцами для написания ранней формы греческого языка . Тексты в линейном письме А не расшифрованы .

Термин «линейный» относится к тому факту, что сценарий был написан с использованием стилуса для вырезания линий на глиняной табличке, в отличие от клинописи , которая была написана с помощью стилуса для вдавливания клиньев в глину.

Линейное письмо А принадлежит к группе письменностей, которые развивались независимо от египетской и месопотамской систем. Во втором тысячелетии до нашей эры существовало четыре основных ответвления: линейное письмо A, линейное письмо B , кипро-минойское письмо и критское иероглифическое письмо . В 1950-х годах линейное письмо B было расшифровано как микенское греческое . Линейное письмо B имеет много общих символов с линейным письмом A, и они могут обозначать аналогичные слоговые значения. Но ни те, ни другие предлагаемые чтения не приводят к языку, который могут читать ученые. Единственная часть сценария, которую можно прочесть с какой-либо уверенностью, — это знаки чисел, которые, однако, известны только как числовые значения; слова для этих чисел остаются неизвестными.

Что такое рекомендательное письмо для организации и в чем его отличие от других деловых писем

Рекомендательные письма необходимы компании, чтобы поддерживать репутацию, создавать положительный имидж и повышать конкурентоспособность. Чаще всего их используют при установлении деловых отношений между компаниями. Для рекомендательного документа берут фирменный бланк, который потом заверяют подписью генерального директора и печатью.

Бланк для писем, в том числе рекомендательных для организации

Скачайте образец

По жанру рекомендательные письма от одной компании для другой нельзя отнести к деловой коммуникации, скорее, это реклама и PR. Именно поэтому, во избежание недоразумений, шапка такого документа содержит указание на жанровую принадлежность послания «Рекомендательное письмо».

Подписывает рекомендательное письмо либо сам руководитель, либо его заместитель, если речь о рекомендациях, данных на официальном бланке организации. Если же текст составили на обычном листе, его может подписать руководитель структурного подразделения, который имеет отношение к вопросу. Секретарь или руководитель службы ДОУ заверяют подлинность подписи и ставит печать.

Кто визирует приказы и письма в компании

Скачайте шпаргалку полностью в журнале

Как правило, рекомендательный документ не имеет конкретной адресации. Одна компания пишет письмо на имя другой компании, предмет послания — третья фирма, которой и дают рекомендацию.

Текст и шаблон рекомендательного письма для организации

Содержание рекомендательного письма остается на воле автора и каким-либо строгим правилам не подчиняется. Как мы уже сказали выше, документ по жанру не относится к деловым письмам, но имеет сходную структуру:

  1. Заголовок «Рекомендательное письмо» — по центру.
  2. Реквизиты компании, дающей рекомендации и компании, ее получающей — справа.
  3. Текст рекомендации в произвольной форме: положительный опыт сотрудничества с данной организацией, оценка профессионализма персонала, собственно рекомендация обратиться в данную фирму с целью получения услуг или приобретения товаров.
  4. Подпись руководителя.
  5. Печать организации.
  6. Дата.

Шаблон рекомендательного письма для организации

Скачайте шаблон

Рекомендательное письмо для организации от организации: образцы

Образец 1. Рекомендательное письмо для организации: пример текста

Скачайте образец

Читайте больше о том, как составлять письма, в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Основные виды писем: конструктор, который упростит работу с текстами

Важно не только грамотно составить и оформить деловое письмо, но и правильно выбрать его вид и разновидность. Для чего это нужно? По разным деловым поводам составляют разные письма: если гарантируют оплату — гарантийное письмо, отправляют информацию — письмо-сообщение, высылают документы — сопроводительное. У каждого из этих писем свои особенности и структура текста. Воспользуйтесь нашей уникальной таблицей-шпаргалкой, чтобы грамотно и быстро составить любое деловое письмо в разных ситуациях. В ней мы собрали самые основные разновидности деловых писем.

Образец 2. Рекомендательное письмо от компании для компании

Рекомендательное письмо

15 мая 2020 года

ООО «СтройДомСервис» является нашим стратегическим партнером в области проектирования и строительства в течение 10 лет.

За это время ООО «СтройДомСервис» показала свою способность с высокой ответственностью подходить к поставленным задачам, выполнять работы своевременно и качественно. Характерной чертой работы ООО «СтройДомСервис» является высокий профессионализм, ответственность сотрудников компании и сильный командный дух.

Рекомендуем ООО «СтройДомСервис» как надежного и стабильного делового партнера.

Генеральный директор OOO «Багетная мастерская» Смирнов А.И. Смирнов

Образец 3. Рекомендательное письмо для организации

Скачать этот и ещё 6 образов рекомендательных писем

Итог

Рекомендательное письмо для организации для организации — это скорее не деловое, а имиджевое послание. Обязательных требований к содержанию таких писем нет. Но есть всё же несколько обязательных реквизитов — заголовок письма, подпись руководителя и печать организации.

Деловое письмо – неотъемлемая часть работы представителей разных сфер бизнеса. Именно такого рода переписка позволяет договориться о взаимовыгодном сотрудничестве, решать коммерческие вопросы наиболее быстро и, конечно, поддерживать хорошие партнерские отношения. Но только на первый взгляд кажется, что написать деловое письмо просто, на самом деле это далеко не так.

Прежде чем приступить к написанию подобного письма нужно решить какова его главная цель или, проще говоря, что вы хотите донести до адресата: желаете выразить благодарность, предложить сотрудничество или поздравить с праздником. Одним словом, оно должно быть емким, грамотным и конечно быть составленным по всем необходимым правилам.

Виды деловых писем с примерами

Существуют основные правила написания деловых писем, например, в шапке всегда должен указываться получатель, в левом верхнем углу – дата отправки.

Чаще всего для подобного письма используется шрифт Times New Roman с 12, 14 размером и одинарным интервалом. Правила то едины, а вот деловые письма бывают самые разные. Перечислим основные:

  • гарантийное письмо

Уже из названия становится понятно, что оно написано для того, чтобы подтвердить выполнение обязательств со своей стороны. Например: Просим вас отгрузить товар 25 мая. Оплату гарантируем произвести до 24 мая.

  • письмо-просьба

Такое письмо отправляется адресату со слов «Просим». Это может быть просьба о повторной отправке каких-либо документов, коммерческих предложений и т.д.

  • письмо-запрос

Чаще всего используется для запроса уточняющей информации при взаимодействии между компаниями, еще не заключившими договор о сотрудничестве.

  • письмо-приглашение

При помощи такого письма, компания может пригласить на конференцию, выставку.

  • письмо о сотрудничестве

Его цель – сделать привлекательное предложение и приобрести новых партнеров для продажи своих товаров и услуг.

  • письмо-напоминание

Используется, чтобы напомнить о том, что адресат нарушил сроки, имеет какой-то долг и т.п.

  • письмо-извещение

Подобные письма чаще всего отправляются, если у компании произошли какие-то изменения, например смена реквизитов.

  • коммерческое письмо

Это самое популярное письмо, когда одна компания предлагает свой товар/услуги другой с определенными условиями.

  • письмо-жалоба

Оно представляет собой способ донести свою проблему до правоохранительных, административных и других ответственных органов, когда адресат отказывается исправить свое нарушение или возместить причиненный ущерб.

  • письмо-требование

Это письмо напротив направлено на решение проблемы в досудебном порядке и содержит требования к адресату.

  • рекламационное письмо (претензия)

Письмо уведомляет другую сторону о том, что обязательства были выполнены некачественно.

Полный список актуальных бланков документов на 2020 год >>

Письма также могут делиться:

  • на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
  • регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
  • нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).

Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению. Попробуйте заполнять бланки всего за пару кликов с программой Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Как написать деловое письмо

Форма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора (о гражданско-правовых договорах подробнее ), но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов.

Самое главное правило – деловое письмо должно быть составлено грамотно, без ошибок. Если получатель заметит явные ошибки, это точно оттолкнет его, испортит первое впечатление.

Вам предстоит донести довольно много информации? Смело разбивайте текст на небольшие абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации и смотреться будет эстетично.

Основные правила делового письма следующие:

  • Информация в письме должна быть правдивой;
  • Излагайте мысль емко, не стоит писать текст на несколько страниц;
  • Ни в коем случае не используйте грубых слов, не приветствуется также нейтральный тон;
  • Конечно же, в нем не должно быть помарок, исправлений, нежелательны сокращения слов.

Бланк делового письма >>

Образец делового письма >>

Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.

Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

Структура делового письма

Согласно ГОСТа Р 6.30-2003, структура делового письма состоит из:

  • Полного названия организации, ее почтового адреса;
  • ИНН, КПП;
  • Контактных данных и банковских реквизитов;
  • E-mail;
  • Даты и номера письма.

Теперь немного подробнее.

В правом верхнем углу всегда необходимо указывать название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О.

Далее заголовок: извещение, уведомление, поздравление и т.д.

Следующий пункт — вступление. Начинаться оно должно со слов «Уважаемый», обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Сергей Петрович!». Далее сам текст, который тоже должен быть составлен по определённой структуре:

  • Вводная часть, где нужно описать, почему вы пишите письмо, его повод («Согласно вашему предложению…», «В целях скорейшего решения вопроса…», «Исходя их пунктов договора №…», «Доводим до вашего сведения…» и т.п.).
  • В основной части указываем суть проблемы, подробности дела, пожелания и прочее. Лучше всего по пунктам.
  • Итог, где следует написать предложения, решения, которые вы предлагаете, вытекающие из основной части.
  • Ниже не забываем добавить вежливую фразу, например «надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».
  • Указываем должность руководителя, подпись.
  • ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Оформление делового письма

Если к структуре делового письма есть требования, то к оформлению их довольно мало. Его рекомендуется делать следующим:

  • Смело использовать как угловые, так и продольные бланки.
  • Отступы сверху, снизу, слева – 20 мм, справа – 10 мм.
  • Если письмо занимает больше 1 страницы, то нужна нумерация.
  • В верхнем левом углу указывается номер исходящего документа, который фиксируется в журнал.

Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

Помните, что грамотно оформленное письмо, позволяет повысить имидж компании.

Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению. Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Образец делового письма

Не случайно говорят, лучше один раз увидеть. Приводим примеры делового письма, которые могут вам пригодиться.

Кто может составить деловое письмо

Поскольку деловые письма обычно несут в себе мысль не конкретного человека, а целого коллектива, всей компании, то чаще всего их составляют от имени коллективного субъекта. Занимаются этим вопросом, как правило, секретари, помощники руководителя или специалисты по связям с общественностью.

Как правильно отправить деловое письмо

Перед отправкой на e-mail всегда необходимо указывать тему письма, чтобы получатель знал от кого оно и с какой целью написано. Важно понимать, что организации получают большое количество писем, и если в теме письма указать, кому оно предназначается, секретарю компании будет проще донести его до руководителя.

Указывайте перед отправкой также контактные данные, с кем в случае возникновения вопросов можно оперативно связаться.

Если говорить об электронной почте, то нередки случаи, когда прикрепленное письмо попросту не открывается, тут то и нужно попросить, чтобы его продублировали.

Сроки для ответа на деловое письмо

Конкретных правил, когда нужно ответить на письмо – нет. У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней – нехороший тон делового общения.

Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. Если вам необходимо подумать и принять решение по вопросу, указанному в письме, сообщите об этом собеседнику. А также обязательно уведомите о факте получения и прочтения письма.

В написании делового письма нет ничего сложного, главное подойти к делу ответственно, чтобы не допустить досадных ошибок и не испортить мнение о своей компании.

Грамотность, вежливость и лаконичность – вот они главные правила составления правильного делового письма, на которое совершенно точно захочется ответить.