Подпись и расшифровка

Оформление реквизита «подпись»

Проверка проекта документа

Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
  • проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

  • закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
  • напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Настоящая статья была опубликована в журнале до переноса срока вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 на год позже – с 1 июля 2018 года. Почему это произошло, вы можете

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ…

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Пример 1

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказатьПример 2

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказатьПример 3

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказать

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Пример 4

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказатьПример 5

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказатьПример 6

Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени

СвернутьПоказать

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

Пример 7

Сокращенное указание должности на бланке организации

СвернутьПоказатьПример 8

Сокращенное указание должности на бланке структурного подразделения

СвернутьПоказатьПример 9

Отсутствие должности в подписи на бланке должностного лица

СвернутьПоказать

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 11

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 12

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 13

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать См. статью «Делегируем право издания распорядительных документов»

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

См. ответ на вопрос об издании заведующим хозяйственной частью приказов по административно-хозяйственным вопросам

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей. Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Пример 14

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать Пример 15

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать

Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):

  • не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
  • исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:

Пример 16

Если подписывает не то лицо, которое указано в проекте документа

СвернутьПоказать

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.), тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Пример 17

Если в проекте документа есть возможность сразу указать должность и Ф.И.О. замещающего лица

СвернутьПоказать

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

Пример 18

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

СвернутьПоказать

Если документ подписывается несколькими должностными лицами

Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.

Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.

Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19

Подписи на бланке письма организации

СвернутьПоказать Пример 20

Подписи на документе, оформляемом не на бланке

СвернутьПоказать

Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне:

Пример 21

Подписи на совместном документе

СвернутьПоказать

Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.

И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.

Пример 22

Подписи на акте

СвернутьПоказать Читайте новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию»

И в качестве заключения совет: в связи со вступлением в силу с 1 июля 2017 года нового стандарта на оформление организационно-распоряди-тельных документов не забудьте подготовить необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вашей организации. В оформлении подписи, как видите, существенных изменений не произойдет.

Желаем успехов!

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Далее по тексту для упрощения будем упоминать только службу делопроизводства.Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Рекомендации подписывающим сторонам

  1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
  2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
  3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
  4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Подпись на документах

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Документы, направляемые профсоюзными организациями в вышестоящие органы (крайком Профсоюза, ЦК Профсоюза) подписываются руководителем — председателем профсоюзной организации, заместителем председателя профсоюзной организации по поручению председателя профсоюзной организации.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

Председатель профкома КГПУ личная подпись О.Г. Софронова

или на бланке:

Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова

ГОСТ Р 6.30 – 2003 допускает в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Председатель профкома

МОУ № 124 личная подпись Н.А. Борисова

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В документах, подготовленных комиссией, например акты, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии

Профкома по охране труда личная подпись Ю.Н. Смирнова

или

Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева

Члены комиссии: личная подпись Е.В. Иванова

личная подпись Л.В. Павлова

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности.

Например:

Председатель профорганизации личная подпись Е.Н. Белова

Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

При подписи документа несколькими лицами, равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Председатель Председатель

профорганизации КГПУ профорганизации КГТУ

личная подпись О.Г. Софронова личная подпись В.И. Петров

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается косой черты перед наименованием должности, или предлога «За», подпись от руки «Зам» и т.д. Это является грубой ошибкой.

В некоторых случаях (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя организации – председателя профсоюзной организации. Профсоюзная организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила использования факсимиле закрепляются изданием распорядительного документа.

Электронная цифровая подпись. Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

  1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
  2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
  3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
  4. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
  5. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством РФ.

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Если информация оказалось полезной, делимся ссылкой на эту заметку в своих социальных сетях, форумах и т.д. ? Спасибо за поддержку! Ольга Софронова

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

  • приказами;
  • положениями;
  • инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

1 июля 2018 года вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

?

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов».

Зафиксировано, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа — через один или 1,5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа)/ Распространённая ошибка — проставление по два, а иногда даже больше, пробелов между словами. В ГОСТе чётко обозначено: между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Новое — рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит так называемая подстановка шрифтов (автозамена), т. е. документ будет отображаться на компьютере получателя с теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа. Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Из раздела «Оформление реквизитов документа» полезно будет знать об использовании на бланках документов всевозможной символики и гербов. Очень часто образовательные организации на свои фирменные бланки умудряются размещать герб Российской Федерации, герб субъекта РФ или герб муниципалитета, не имея представления о том, что использование этой символики регламентировано на законодательной уровне.

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

pen

Остановимся ещё на одной очень распространённой ошибке. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Таким образом, если в письме указано, что письмо направлено за подписью директора образовательной организации, то и подпись должна быть директора, а не его заместителя, либо изначально в письме (ином документе) указывается то должностное лицо, которое и будет подписывать данное письмо (документ).

Стандарт чётко указывает на необходимые реквизиты, если используется цифровая подпись. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На какие документы нужно ставить печать, а на какие не нужно — рассмотрим в следующей публикации, которая будет посвящена делопроизводству.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

pen

В ГОСТе в качестве приложения размещено достаточное количество образцов написания писем, форматов бланков, содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов и т. д. Работнику образовательной организации, отвечающему за делопроизводство, будет полезно ознакомиться с данным материалом.

  • Автор — Звягин Александр Сергеевич
  • 15.09.2018
  • Все консультации автора