Приказ о кадровом переводе, образец

В период работы на предприятии, его сотрудники могут переводиться с одной должности на другую. Происходить это может по совершенно разным причинам: повышение и понижение в должности, освобождение какой-либо вакансии, получение работником новой специальности, по медицинским показаниям и т.д. Независимо от того, какие обстоятельства послужили поводом для такой перестановки, данное действие должно оформляться надлежащим образом. Одним из основных документов, которые сопровождают перевод сотрудника с одной должности на другую в рамках организации, является приказ руководителя о переводе на другую работу по форме Т-5:

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о переводе работника на другую работу .docСкачать образец заполнения приказа о переводе работника на другую работу .doc

Важное уточнение: если в наименовании должности работника в процессе осуществления его деятельности происходят какие-либо изменения, но при этом суть выполняемых трудовых функций остается прежней, приказ о переводе составлять не нужно.

Что является основанием для приказа

Приказы, выпускаемые руководством компании, всегда должны иметь под собой основание. В данном случае им может являться заявление, написанное от лица самого сотрудника (с обоснованием этого желания) или же докладная записка от руководителя структурного подразделения, в которой должны быть указаны веские аргументы для совершения данной процедуры. Если перевод происходит по инициативе работодателя, то предварительно сотруднику должно быть отравлено уведомление о намечающихся изменениях в его карьере.

Кто занимается составлением документа

Обычно написание такого рода приказов входит в компетенцию специалиста кадрового отдела, юриста, начальника структурного подразделения или, в крайнем случае, секретаря предприятия. Но, независимо от того, кто занимается заполнением документа, он обязательно должен быть утвержден директором, а также самим переводимым работником.

Основные правила по оформлению приказа

На сегодняшний день закон говорит о том, что приказ о переводе сотрудника с одной должности на другую может быть оформлен в свободном виде. Однако многие предприятия и организации по старинке предпочитают использовать ранее утвержденную и широко распространенную форму Т-5. Это вполне объяснимо: бланк содержит в себе все необходимые данные, включая информацию о работодателе и подчиненном, сведения о бывшем и новом месте работы, причинах перевода и т.д.

Приказ может быть заполнен как от руки, так и на компьютере, но распечатывается он в единственном экземпляре и после написания передается сначала руководителю на подпись, а затем для ознакомления сотруднику, на которого он составлялся. Его автограф на документе будет свидетельствовать о том, что он согласен с переводом на определенную должность с обозначением конкретной тарифной ставки и др. условиями.

После оформления приказ должен быть в обязательном порядке зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов, а затем передан на хранение в отдел кадров.

Пример заполнения приказа о переводе работника на другую работу по форме Т-5

Стандартный образец по форме Т-5 является довольно простым и не должен вызвать каких-либо сложностей при оформлении.

Первая часть формы Т-5

В первой части документа указывается полное наименование организации, код ОКПО (в соответствии с регистрационными бумагами), а также его номер по внутреннему документообороту и дата его составления.
Ниже прописывается период, в течение которого сотрудник будет трудиться на другой должности.

• Если перевод носит временный характер, то следует указать дату начала и дату окончания работы (если последняя известна).
• Если же перевод производится на постоянной основе, то нужно поставить только ту дату, с которой сотрудник будет обязан приступить к своим новым обязанностям.

Кроме того, при постоянном переводе сведения о нем нужно внести в трудовую книжку и личное дело работника, а также оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (об изменениях условий труда и пр. параметрах).

Далее следует внести в бланк фамилию, имя, отчество сотрудника, его табельный номер (если такой учет ведется на предприятии), а также указать вид перевода.

Вторая часть формы Т-5

Во вторую часть документа сначала вносятся сведения о предыдущем месте работы сотрудника, а именно вписывается структурное подразделение, где он трудился и его должность (в соответствии со штатным расписанием). В следующей строке нужно указать причину перевода.

Во вторую таблицу вносятся сведения о новом месте:

• наименование отдела,
• название должности,
• а также размер тарифной ставки и всех возможных надбавок, полагающихся работнику.

Далее нужно внести ссылку на документы, которые послужили основанием для выпуска приказа: обычно это или заявление работника или докладная записка от его непосредственного начальника. Если перевод вызван каким-то иными факторами (например, заболеванием сотрудника), то сюда нужно внести данные из обосновывающего документа (например, медицинского заключения).

В завершение приказ следует передать работнику для ознакомления. Без его подписи документ не будет иметь никакого юридического значения.

Когда нельзя и когда можно отказаться от перевода

Существуют ситуации, при которых работодатель не имеет права отказать сотруднику в переводе на другую должность: это беременность работницы и наличие у нее малолетних детей, присутствие медицинских показаний и т.п. А вот, например, перевод по сокращению штата или же в другую местность по инициативе организации возможно только при личном письменном согласии сотрудника.

Сам же работник может в любой момент и на любых основаниях отказаться от перевода, инициированного работодателем, а также потребовать от него предоставления другой, более подходящей должности, с устраивающими его условиями труда.

Какая нумерация должна быть в приказах о приеме на работу?

Отметим, что приказы-распоряжения о приеме, переводе и увольнении работников относятся к распорядительным документам по персоналу. Требования к оформлению документов утверждены Национальным стандартом Украины ДСТУ 4163-2003.

Согласно п. 1.1 ДСТУ 4163-2003 его требования распространяются на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, создаваемые в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности.

ДСТУ 4163-2003 устанавливает: состав реквизитов документов, требования к тексту и расположению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требование к документам, изготавливаемым печатными средствами.

Национальный стандарт ДСТУ 4163-2003 не содержит в себе требования относительно порядка регистрации кадровых приказов или распоряжений и не распространяется на процессы создания и учета электронных организационно-распорядительных документов.

Оформляя работников на работу, перед началом работы по трудовому договору в соответствии с требованием ст. 29 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан:

Разъяснить работнику его права и обязанности, проинформировать под расписку об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, если они не устранены, и возможные последствия их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях соответственно действующему законодательству и коллективному договору.

Ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором.

Определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимым для работы инструментом

Проинструктировать работника по охране труда, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

Трудовой договор — это соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом либо физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган либо физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия, необходимые для выполнения работы, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором и договоренностью сторон.

При оформлении трудовых правоотношений для заключения трудового договора работник подает заявление о приеме на работу с указанием даты приема, должности или работы, а также вида работы (основная, временная, по совместительству, сезонная). На основании поданного работником заявления, завизированного руководителем (или собственником) предприятия издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. Данный приказ (распоряжение) доводится до сведения работника под расписку.

Таким образом, на предприятии, в учреждении или организации должен быть оформлен с работником при приеме на работу трудовой договор (в виде приказа или распоряжения о приеме либо письменно составленного договора).

Все издаваемые приказы о приеме на работу считаются кадровыми, некоторые работники кадровой службы называют их «По личному составу», однако формулировка «Личный состав» чаще всего применяется в воинских частях, органах милиции и некоторых их формированиях, а не при оформлении кадровой документации на предприятии, в учреждении и организации.

В письме Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487 приведена книга регистрации приказов по личному составу, однако расшифровки понятия «Личный состав» данное письмо в себе не содержит.

Согласно данному письму все приказы по личному составу (а мы считаем, что имеются в виду кадровые приказы) регистрируются в книге приказов по прилагаемой форме:

№ з/п	Дата та номер наказу	Найменування /короткий зміст/	Ким написаний	Кому направлено /підпис посадової особи/

Также письмо предусматривает, что книга регистрации приказов должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью предприятия. Данная книга ведется работником кадровой службы и имеет постоянный срок хранения, являясь документом строгой отчетности. Поэтому недопустимо извлечение листов из данного журнала.

В данную книгу кратко в соответствии с текстом приказа заносятся записи.

Однако письмо Минтруда не содержит в себе требования по нумерации приказов.

Следует отметить, что приведенная в письме книга приказов противоречит по своему названию Перечню № 41.

Приведенный Перечень № 41 содержит в себе названия документов и сроки их хранения, согласно п. 1.4 является основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми предприятиями, учреждениями и организациями во время отбора для хранения и уничтожения типовых документов.

Сроки хранения документов, определенные Перечнем, являются минимальными и не могут быть сокращены, что предусмотрено п. 2.11 Перечня. Данный документ предусматривает хранение 75 лет на предприятии, где ведется учет приказов в журнале или книге. Однако Перечень имеет в себе название не книга приказов по личному составу, как предусмотрено письмом Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487, а журнал учета приема, перевода, увольнения работников (книга регистрации приказов по кадрам).

На основании вышеизложенного, учитывая, что в Украине нет нормативного акта, предусматривающего единый порядок регистрации кадровых приказов в соответствующем журнале или книге, считаем, что общепринятой в кадровом делопроизводстве является необходимость четкой регистрации всех кадровых приказов в одном журнале регистрации с присвоением в хронологическом порядке порядковой нумерации приказов (1, 2, 3, 4 ………).

Всем кадровым приказам присваивается одинаковое буквенное обозначение (например, приказ о приеме на работу под № 15-к, приказ о переводе работника с одной должности на другую под № 16-к, и т. д.). Порядковая нумерация кадровых приказов осуществляется ежегодно (с 01.01 текущего года по 31.12 этого же года). С января следующего года нумерация кадровых приказов начинается заново — с № 1.

Светлана Заболотная
По материалам

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг