Приказ об утверждении журнала выдачи расчетных листков

Приказ на утверждение расчетного листка является актом юридического характера, который вводит форму отчета работодателя о составе заработной платы. Формирование заработной платы должно производиться в строгом соответствии с законом и быть максимально понятным для работников. Для этого информацию о всех начислениях и вычетах работодатель отражает в специальном бланке – листе расчета.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение расчетного листка .docСкачать образец приказа на утверждение расчетного листка .doc

Правовые основы вынесения приказа

Согласно статье 136 ТК РФ руководство предприятия в письменном виде обязано предоставлять трудящимся информацию:

• об итоговом размере полученной выплаты;
• о составляющих частях общей суммы (вознаграждения за труд, компенсаций, материальной помощи и т.д.);
• об удержанных на налоги и обязательные взносы средствах.

Данные сведения предоставляются не при каждом получении денежных средств работником, а после начисления заработной платы за месяц. Если каждый раз предоставлять информацию вразброс, при ручной выборке сведений из бухгалтерской программы есть вероятность забыть про какого-нибудь сотрудника или упустить необходимые данные из внимания.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при выдаче информации о составных частях заработка трудящихся, руководство предприятия в обязательном порядке должно утвердить бланк расчетного листа.

Образец документа о составе зарплаты утверждается работодателем:

• в форме приказа (распоряжения);
• с привлечением выборного профсоюзного органа.

Объединение работников совместно с кадровыми службами высказывает свое мнение относительно:

• удобства расположения сведений в расчетном бланке;
• текстовки основных пунктов листа;
• порядка введения согласованной формы в действие.

После разработки бланка расчетного листка составляется приказ о его утверждении.

Кем составляется приказ

Распоряжение о подготовке шаблона приказа выдает руководитель организации. К процессу разработки документа целесообразно привлечь:

• работников бухгалтерской службы;
• кадровиков;
• юристов.

Согласованный образец распоряжения о введении формы расчетного листа утверждается руководством.

Несмотря на то что обязанность составить документ, с помощью которого будет введен бланк сведений о заработной плате, регламентирована в Трудовом кодексе РФ, структура приказа законодательно не утверждена. Исходя из общих требований к кадровой и бухгалтерской документации можно выделить следующие необходимые элементы такого распоряжения:

• название акта (например, «Приказ на утверждение листа расчета», «Распоряжение о введение расчетного листа» и т.д.);
• порядковый номер документа в организации;
• дату и место вынесения;
• указание на введение бланка;
• определение ответственных лиц за правильное заполнение расчетного листа;
• ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается обязанность по выдаче листа заработной платы сотрудникам под роспись.

Обязательным приложением к документу должен быть образец расчетного листка.

Приказ должен быть составлен на фирменном бланке компании. В противном случае в верхней части документа необходимо прописать полное наименование работодателя, а также его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель предприятия или иной сотрудник, уполномоченный на подписание кадровых или бухгалтерских документов. В распоряжении также проставляются подписи:

• председателя профкома о согласовании формы листа с профсоюзом;
• контролирующих исполнение приказа должностных лиц.

Кому передается

Чтобы обеспечить выдачу сотрудникам расчетного листка только по утвержденной форме, подписанный руководителем приказ предоставляется в бухгалтерию. Документ не является кадровым, поэтому может храниться в актах бухгалтерии. Особую важность распоряжение будет иметь при налоговых проверках или при запросах Трудовой инспекции.

Сам расчетный лист выдается лично работнику под роспись. Недопустимо передавать расчетный лист без согласия сотрудника начальнику отдела или его коллегам.

Подпись в получении листка может быть проставлена как в общем реестре подписей, так и в отрывном квитке на самом документе.

Ошибки

Среди основных ошибок при вынесении приказа о введении формы расчетного листка наиболее часто встречаются:

1. Пренебрежение работодателем мнением профсоюзного органа. Если комитет сочтет какую-либо часть в листе определения заработной платы некорректной, руководству предприятия необходимо прислушаться к замечаниям. На согласование текста, основных пунктов и сведений расчетного документа отводится не более трех рабочих дней. После этого работодатель и профсоюз должны прийти к единому мнению. Если этого не произошло, председатель профсоюзного органа может обратиться с жалобой в территориальное подразделение государственной инспекции труда или в суд.
2. Отсутствие необходимых элементов в бланке расчетного листа. Несмотря на то что законодатель не установил образца документа, содержащего подробную информацию о заработной плате, без наличия определенных сведений листок расчета не будет отвечать интересам работника. Поэтому в каждом документе нужно прописывать:
   • ФИО, присвоенный табельный номер и должность сотрудника;
   • период, который отражен в листе;
   • фактически потраченное на работу время;
   • начисленные суммы аванса, компенсаций, зарплаты (по ст. 136 ТК РФ);
   • подробные сведения об удержаниях (на что, в каком размере и т.д.);
   • итоговую сумму, подлежащую выплате за указанный период.

Работодатель не должен расписываться в листке расчета.

Сроки хранения

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 организация должна сохранять документы, имеющие отношение к формированию и выдаче заработной платы. Бухгалтерские ведомости о зарплате, расчетные листы, а также документы к ним подлежат хранению в течение 5 лет при условии, что по ним уже проводилась проверка контролирующих органов.

Если в организации нет программы электронного формирования лицевых счетов и баз данных по каждому работнику, листы расчета и приказ об их утверждении должны быть сохранены в течение 75 лет.

Роструд напомнил всем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые используют труд наемных работников, об обязанности информировать сотрудников о начисленных им суммах заработной платы и всех удержаниях с нее, включая НДФЛ, По требованию законодательства такое информирование предусмотрено в виде расчетного листка. Если работник не получит его в день выплаты заработной платы, организацию, а также должностных лиц ждут крупные штрафы.

Что случилось?

Роструд опубликовал на своем официальном портале в интернете информацию, в которой напомнил о том, что будет работодателю за невыдачу расчетных листков работников. В соответствии с требованиями статьи 136 Трудового кодекса РФ, все работодатели без исключения обязаны выдать такую расшифровку начисленных и удержанных с работника сумм одновременно с выплатой ему денег, то есть в день зарплаты. Если эта обязанность не будет соблюдена, то, как напомнили чиновники из Роструда, штрафные санкции будут применены как к самой организации, так и к должностным лицам. Размер штрафов довольно существенный.

Расчетный листок каждому работнику

По требованию трудового законодательства каждый работодатель обязан закрепить порядок выдачи расчетных листков в своих локальных нормативных актах. А именно, в:

• трудовых договорах с работниками;
• в коллективном договоре;
• в учетной политике.

После этого работодатели и ИП обязаны соблюдать этот порядок. В частности, расчетный листок можно выдавать не на бумаге, а в электронной форме, если это будет закреплено приказом по организации. В коллективном договоре также должна быть прописана возможность направления электронного письма с расчетным листком каждому работнику, при этом нарушения норм ТК не возникает, и Государственная инспекция труда не сможет привлечь руководителя компании, а также саму фирму-работодателя к административной ответственности.

Форма расчетного листка никакими централизованными нормативно-правовыми актами не утверждена, поэтому организация или ИП может разработать ее самостоятельно, утвердив приказом и включив в учетную политику. Обычно в этом документе, чтобы не получить штраф, указывают:

• Сколько начислено по окладу или ставке;
• Сколько начислено по различным надбавкам (каждую указывать отдельной строчкой);
• Сколько начислено отпускных;
• Сколько начислено по больничным листам;
• Удержание НДФЛ;
• Прочие удержания, например по исполнительным листам;
• Выплаченный аванс.

Формировать расчетные листки можно с помощью специальных бухгалтерских программ в момент начисления заработной платы. Отдавать работникам следует, не дожидаясь от них отдельных требований.

Размер штрафа за отсутствие расчетного листка

Отсутствие разработанных расчетных листков и невыдача их на руки работникам грозит организации или предпринимателю-работодателю административным штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. При этом, первоначально выявленное трудовыми инспекторами нарушение такого рода обойдется в сумму:

• от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
• от 1000 до 5000 рублей для ИП;
• от 1000 до 5000 рублей для должностного лица, в частности, директора или главного бухгалтера.

Повторное нарушение, за которое ранее уже трудовые инспекторы уже наказывали работодателя, увеличит размер штрафных санкций. Организации повторная невыдача расчетного листка грозит штрафом в размере от 50 000 до 70 000 рублей, а должностным лицам и ИП — от 10 000 до 20 000 рублей с возможной дисквалификацией на срок от 1-ого года до 3-х лет.

ПОЛОЖЕНИЕ О РАСЧЕТНОМ ЛИСТКЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ДЕТСКИЙ САД 34 ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА (ГБДОУ детский сад 34 Центрального района Санкт-Петербурга) Санкт-Петербург 2015

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее положение о расчетном листке устанавливает форму, порядок выдачи, оформление расчетного листка в Государственного бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад 34 Центрального района Санкт-Петербурга (далее ГБДОУ) в соответствии с действующим законодательством: — Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 197-ФЗ (далее ТК РФ) (гл.10 ст.57; гл.18, ст.111-112, гл.21 ст.133—147, ст.152-155; гл.52 ст.33; ст. 129, ст. 136 ТК РФ, — Федеральный закон от 23.04.2012 35-Ф3, — ст. 138 ТК РФ, п. 5.27 КоАП РФ, — Федеральный закон от 29.12.2012 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; 1.2. Настоящее Положение согласовывается и принимается Общим собранием работников ГБДОУ, утверждается приказом заведующего ГБДОУ и является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным сотрудников. 1.3. Изменения и дополнения к Положению принимаются, согласовываются в соответствии с п. 1.2. настоящего Положения. 1.4. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим деятельность образовательного учреждения. 2. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ 2.1. Заработная плата (оплата труда) — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ). В нее включаются: — фиксированный размер оплаты труда (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад); — компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, — стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты), материальная помощь. 2.2. Расчетным листком работодатель в письменной форме извещает каждого работника о составных частях заработной платы, причитающие ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а так же об общей денежной сумме, подлежащей выплате. 2.3. Бухгалтерия при выдаче заработной платы должна оформлять каждому работнику расчетный листок. Расчетные листки выдаются всем работникам ГБДОУ под их личную подпись, в том числе и тем, кто работает по совместительству. При выплате отпускных отдельно от заработной платы расчетный листок не выдается. При следующей выдаче заработной платы сумма отпускных указывается в расчетном листке. Главная функция расчетного листка — известить работника обо всех начислениях и удержаниях. 2.4. Приказом заведующего назначается ответственный сотрудник, несущий личную ответственность за своевременность выдачи расчетного листка работникам ГБДОУ. В связи с тем, что расчетный листок содержит персональные данные работника, то сотрудник, назначенный для исполнения обязанности по выдаче расчетных листков, официально утвержденным в ГБДОУ порядком, допускается к обработке персональных данных

работников ГБДОУ и несет личную ответственность за сохранение конфиденциальности данной информации. 2.5. Расчетные листки выдаются сотрудникам в день окончательного расчета по заработной плате, который установлен Правилами внутреннего распорядка, Положением об оплате труда и другими локальными актами ГБДОУ, лично сотрудником, назначенным для исполнения этой обязанности, за текущий расчетный период. Отметка о получении расчетного листа заносится в журнал учёта выдачи расчетных листов работникам ГБДОУ (приложение 1). В связи с тем, что листок содержит персональные данные работника, то после его получения каждый работник несет самостоятельную ответственность за соблюдение тайны персональных данных. 3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА 3.1.Рассчитывается сумма общего заработка за текущий расчетный период. 3.2. Рассчитывается и производится удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ). 3.3.Рассчитывается сумма прочих удержаний (профсоюзных взносов, алиментов, исполнительных листов и прочих удержаний). 3.4. Рассчитывается общая сумма удержаний. 3.5. Вычитается общая сумма удержаний из суммы общего заработка для расчета суммы заработной платы к выплате сотруднику. 3.6. Распечатывается расчетный листок и готовится платежное банковское поручение на перечисление заработной платы на личный счет сотрудника. 4. Форма расчетного листка Форма расчетного листа (Приложение 2)

Приложение 1 к «Положению о расчетном листке» утвержденного приказом от 16.10.2015 110-а ЖУРНАЛ Учета выдачи расчетных листков работникам ГБДОУ детского сада 34 Начат 20 г. Окончен 20 г.

ФИО работника Должность работника Дата выдачи Подпись п/п расчетного листка

Приложение 2 к «Положению о расчетном листке» утвержденного приказом от 16.10.2015 110-а Форма расчетного листка Сотрудник: Табельный номер: Стандартные вычеты за месяц Облагаемая база по ставке 13% Подразделение: Должность: Вид Дни Часы Период Сумма Вид Период Сумма 1. Начислено 2.Удержено Оклад за дни НДФЛ Всего начислено Всего удержанно 3. Доходы в неденежной форме 4. Выплачено Период Компенсации за Сумма Всего доходов в неденежной форме Долг за предприятием на начало месяца ЗП за (мес) нарушение выплаты ЗП срока

Что это такое

Каждый сотрудник по окончании месяца получает специальный лист с расшифровкой информации о зарплате, в котором отражаются все произведенные начисления и удержания за последний отработанный месяц. Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты. Листок выдается одновременно с заплатой — не позднее 15 числа следующего месяца.

Что указывается в расшифровке

Листок по зарплате должен отражать:

• составные части заработной платы (коды зарплаты в расчетном листе не указываются, это обязательный реквизит справки о доходах 2-НДФЛ);
• начисленные компенсации — отдельными строками;
• общий облагаемый налогом доход;
• размер и основание удержаний;
• общий размер оплаты, подлежащей выплате.

Чтобы разобраться, как читать расчетный листок по заработной плате, используйте таблицу — дешифратор каждого пункта, содержащегося в листке:

	Табельный номер и Ф.И.О. работника, на которого составлен расчетный листок
	Наименование организации
	Наименование подразделения, отдела, где работает сотрудник
	Занимаемая должность
	Зарплата, прописанная в трудовом договоре
	Расчетный период, за который составлен лист
	Расшифровка суммы, оставшейся к выплате в день выдачи заработной платы после удержаний, выдачи аванса и межрасчетных платежей
	Расшифровка начислений, которые положены работнику за расчетный период
	Расшифровка начислений: оклад, отпускные, премии, надбавки
	Точные суммы начислений до вычета налога на доходы
	Точное количество отработанных дней и часов по табелю
	Сумма удержаний, которые произведены в текущем периоде
	Их расшифровка: НДФЛ, алименты, долги по исполнительным документам, перерасчеты
	Точный размер каждого
	Итоговый размер всех удержаний
	Итоговый размер всех начислений после вычета всех удержаний
	Итоговая сумма, которая выплачена сотруднику в расчетный период
	Размер оплаты, выданный работнику в день аванса
	Размер оплаты, выданный работнику в день заработной платы
	Размер оплаты, выданный работнику в другой период (пособия, отпускные, больничные)
	Сумма, которую должен работодатель или работник по итогам прошлого расчетного периода. Если долг за организацией — он плюсуется к размеру итоговой выплаты (п. 16), если за работником — вычитается из нее.

Расшифровка заработной платы

В составе зарплаты отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд: оклад, премии, оплата за работу в праздничные и выходные дни.

Налоги и вычеты

В составе удержаний присутствует налог на доходы физических лиц (НДФЛ), его плательщиком является сотрудник. Работодатель обязан вычесть НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам положены вычеты по этому налогу — сами по себе они не выплачиваются, но уменьшают налогооблагаемую базу и за счет этого НДФЛ становится меньше. В составе удержаний приводятся и те суммы, что организация вычла по исполнительным документам. Если здесь появилась новая графа или размер указан больше, чем обычно, понять расчетный листок по зарплате поможет бухгалтер, который производил расчет и расшифровку.

Пример расчета

С зарплаты за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13%. Сумма удержаний составит:

20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.

Если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2020 году он составляет 1400 рублей), то расчет удержания изменится.

Сперва зарплату уменьшаем на вычет:

20 000 – 1400 = 18 600.

Рассчитываем 13% этой суммы:

18 600 × 13 / 100 = 2418.

За счет вычета с сотрудника удерживается 2418 рублей, а не 2600.

В извещении о зарплате всегда много цифр. Помимо расшифровки, важно убедиться в правильности указанных сумм. Перед тем как расшифровать расчетный лист заработной платы, выпишите суммы уже выплаченных вам начислений и сравните с теми, что указаны в листке.

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник вправе получать компенсации и выплаты социального характера:

• материальную помощь;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• оплату отпуска;
• начисления по больничным листам;
• доплату за вредность производства и пр.

Особые положения

Предоставляется листок и его расшифровка всем сотрудникам без исключения (независимо от того, основное это место работы или по совместительству) — это прямая обязанность работодателя. Для соблюдения закона назначьте ответственное лицо, например, бухгалтера, которое будет выдавать уведомления под подпись и отвечать за расшифровку. Этот человек поможет работникам разобраться в расчетном листке по зарплате, если у них возникнут вопросы.

Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.

ВАЖНО! Даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи листка, не выдавать его нельзя. Способ выдачи (выплаты) заработка не имеет значения. Работодатель обязан выдать извещение при выплате заработка наличными, на карту, на сберкнижку и другими способами.