Пуд документы

Для чего необходим ПУД

ПУД – это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 1 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)).

Своевременное и правильное оформление ПУД, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие эти документы учета (п. 9 ст. 1 Закона № 57-З).

Пунктом 2 ст. 62 НК установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета.

Таким образом, ПУД – документ, необходимый для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Каков порядок оформления ПУД

Часть форм ПУД, обязательных к применению, утверждена постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».

ПУД, обязательные для применения, приведены в таблице.

№ п/п

Наименование ПУД

Нормативный акт, утвердивший форму ПУД

Товарно-транспортная накладная

Постановление Минфина от 30.06.2016 № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной, товарной накладной и утверждении Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, внесении дополнений и изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 г. № 23»

Товарная накладная

Приходный кассовый ордер

Постановление Минфина от 29.03.2010 № 38 «Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций»

Приходный кассовый ордер (валютный)

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (валютный)

Акт о приеме-передаче основных средств

Постановление Минфина от 22.04.2011 № 23 «Об установлении формы актов о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов»

Акт о приеме-передаче нематериальных активов

С-2 «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

Постановление Минстройархитектуры от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве»

С-22 «Акт о передаче не завершенного строительством объекта»

С-17а «Акт о передаче затрат, произведенных при создании объектов инженерной, транспортной, социальной инфраструктуры и их благоустройства»

С-2а «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

С-2б «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

С-2в «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

Кроме того, Нацбанком дополнительно к формам ПУД, включенным в перечень, разработаны и утверждены специальные формы для банковских организаций.

Все остальные формы ПУД организации могут разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Применение самостоятельно разработанных документов должно быть отражено в учетной политике организации.

Самостоятельно утвержденные организацией ПУД должны содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

Они должны содержать следующие сведения:

  • наименование документа, дату его составления;
  • наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;
  • содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Кроме того, Закон № 57-З позволяет включать в ПУД иные сведения, не являющиеся обязательными.

ПУД в виде электронного документа

Законодательством допускается составление ПУД как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Если ПУД составлен в форме электронного документа, он должен соответствовать требованиям ст. 16 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З) (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

В частности, электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
  • иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
  • быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Исключение из правил

ПУД должен составляться при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).

По общему правилу первичные документы, подтверждающие факт передачи товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг, должны составляться в двухстороннем порядке.

В то же время законодательством предусмотрены случаи, когда ПУД может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично (п. 6 Закона № 57-З).

Постановлением Минфина от 21.12.2015 № 58 «О некоторых вопросах составления первичных учетных документов» субъектам хозяйствования предоставлена возможность составлять ПУД, подтверждающие выполнение работ (оказание услуг), в одностороннем порядке при заключении публичного договора между заказчиком и подрядчиком. Необходимым условием для единоличного составления ПУД является включение этого условия в договор на выполнение работ (оказание услуг).

Публичным признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности, в т.ч. по выполнению работ (оказанию услуг), которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится, и на одинаковых условиях, например, услуги медицинских центров, услуги проката и т.д. (пп. 1, 2 ст. 396, п. 3 ст. 597, п. 2 ст. 798 ГК).

Порядок внесения исправлений в ПУД

В ПУД (за исключением ПУД, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и ПУД, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Порядок внесения исправлений в ПУД (за исключением ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Минфином от 18.12.2008 № 196.

Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются (п. 4 Инструкции № 196).

Исправление ошибочных записей должно осуществляться методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей должно осуществляться путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, должно произвести оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Порядок внесения исправлений в ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком, определяется Нацбанком.

ПУД оформлен с ошибками: каковы последствия

В настоящее время прямая административная ответственность за неправильное оформление ПУД в законодательстве отсутствует, и организация не может быть привлечена к административной ответственности за неправильное заполнение (оформление) реквизитов ПУД.

Директива Президента от 31.12.2010 № 4 «О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь» ввела мораторий на ст. 23.17 КоАП, согласно которой за неуказание в ПУД сведений, предусмотренных законодательством, или указание в них недостоверных сведений в отношении ИП и юридических лиц применялись меры административной ответственности.

Статья 23.17 исключена из КоАП 28.08.2013.

В то же время необходимо помнить о том, что неправильное или неполное заполнение ПУД может повлечь для организации другие негативные последствия (правовые, имущественные, налоговые).

Правильное оформление ПУД, указание в них всей необходимой информации о переданных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, времени нахождения транспорта под погрузкой-разгрузкой, наличие необходимых подписей с их расшифровками и указанием должностей, указание даты операции и т.д. необходимы для защиты интересов организации при возникновении конфликтных ситуаций с партнерами, с контролирующими органами.

Обратите внимание на то, что контролирующие органы при проведении проверок могут не признать в качестве ПУД документы, составленные с нарушением требований законодательства. Их мнение основывается на положениях Закона № 57-З, из которых следует, что ПУД признается соответствующим требованиям законодательства, когда в нем содержатся обязательные сведения, установленные законодательством.

ПУД, не соответствующий требованиям законодательства, не может считаться первичным документом в целях бухгалтерского учета. Соответственно, такой первичный документ не может служить базой и для налогового учета. В результате для предприятия наступают негативные последствия в виде доначисления налоговых платежей (НДС, налога на прибыль) и штрафных санкций.

ПУД в рамках Указа № 488

С 01.01.2013 вступил в силу Указ от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» (далее – Указ № 488). В соответствии с подп. 1.10 Указа № 488 для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции должен подтверждаться ПУД, имеющим юридическую силу.

ПУД обладает юридической силой только в случае действительности совершения отраженной в нем хозяйственной операции.

Указом № 488 введена обязанность субъектам хозяйствования обеспечивать проверку ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства, а в случае их оформления от имени организации или ИП Республики Беларусь также на предмет их принадлежности отправителю товара и действительности бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

По результатам проверки при наличии у контролирующего органа доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в ПУД хозяйственной операции, ПУД может быть признан не имеющим юридической силы (подп. 1.10 Указа № 488).

Таким образом, отмена административной ответственности за неправильное или неполное оформление ПУД не должна отменить ответственное отношение должностных лиц к порядку их оформления.

С 2017 г. согласно ст. 130 НК затраты должны быть экономически обоснованными. В частности, экономически обоснованными не могут быть затраты, если фактически не поступил товар (нематериальные активы), не выполнены работы, не оказаны услуги, не переданы имущественные права.

Хранение ПУД

Организации обязаны хранить ПУД в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь (ст. 18 Закона № 57-З).

Копии изъятых в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь ПУД должны быть включены в документы бухгалтерского учета организации.

Срок хранения ПУД и приложений к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 177 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.

При хранении ПУД, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

Ответственность за организацию хранения ПУД несет руководитель организации.

Административная ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских и иных документов

Из таблицы вы узнаете, за какие нарушения при работе с ПУД предусмотрена административная ответственность для юридического лица.

Пункт
ст. 12.1 КоАП

Нарушение

Ответственность

Нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности

Предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин

Уничтожение должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие

Наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин

Необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату

Наложение штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин

Светлана Григорьева, аудитор

Первичные учетные документы, классификация бухгалтерских документов

123

Тема 3 «Техника и формы бухгалтерского учета»

Первичное наблюдение – начальное звено в цепочке функционирования бухучета. От него зависит выполнение принципа полноты, достоверности учетной информации, поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется наибольшее внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Этот документ является основанием и подтверждением учетных записей (согласно методу документирования). Все хозяйственные операции оформляются документами – первичными учетными документами (ПУД). На их основании и ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи, а следовательно, и правовых последствий. Правило, сформулированное ещё в средневековье гласит: «Чего нет в документах, того нет и на свете».

ПУД должен составляться в момент совершения экономического события, если на данном этапе составление не представляется возможным, то процедура должна быть выполнена сразу же после окончания этого события.

ПУД-ы являются основой для составления сводных учетных документов.

Материальным носителем документа может выступать учетный бланк или магнитный диск (в этом случае организация обязана сделать копию на бумажном носителе для других участников хозяйственной операции).

Указание в документе необходимых реквизитов – называется составлением документа. Юридическую силу он приобретает при наличии разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условия называется оформлением.

Итак, составлять бухгалтерские документы – значит, документировать хозяйственные операции, документация – совокупность составленных документов.

В целях исключение повторного использования все документы по кассовому учету и по начислению заработной платы должны быть погашены путем наложения на них штампа или надписи от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Первичный учет является основой и синтетического и аналитического учета.

Классификация бухгалтерских документов.

1. По оформлению однородных операций

1.1. унифицированные – типовые документы, утвержденные Росстат-ом в виде альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности. Унификация ведет к упорядочению документации (приходный кассовый ордер ф.№ КО-1, инвентарная карточка учета основных средств ф.№ ОС-6),

1.2. прочие– документы накопительного характера (ведомость расчета износа основных средств) могут разрабатываться в самой организации.

2. По назначению

2.1. распорядительные – дают право на совершение строго определенных хозяйственных операций. Определяет операцию соответствующее должностное лицо. (чек, доверенность ф.№М-2а),

2.2. оправдательные (исполнительные) – подтверждают, действия, указанные в документе выполнены лицом, которое представило этот документ. (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер),

2.3. бухгалтерского оформления. Составляются и используются только в бухгалтерии для подготовки соответствующих учетных записей на основе расчетов бухгалтера (справка-расчет отклонения фактической себестоимости от нормативной),

2.4. комбинированные– сочетают в себе признаки первых 3-х документов (авансовый отчет №АО-1).

3. По прядку формирования

3.1. первичные– составляются в момент совершения операции. Составляют основу первичного учета (приходный кассовый ордер),

3.2. сводные– составляются на основе первичных, в них обобщается учетная информация (кассовый отчет).

4. По статусу в системе информационного обеспечения

4.1. простые – наиболее распространенные первичные документы. К ним предъявляются обычные требования к составлению и хранению, порядок документооборота (накладная на внутреннее перемещение),

4.2. строгой отчетности (бланки) – утверждены постановлением Правительства № 745 от 30.07.93. К ним предъявляются особые условия хранения (в сейфах), их получение оформляется приходными ордерами с указанием номеров, количества (кассовые ведомости на получение денег за работы и услуги, выполняемые в присутствии заказчика). Порядок обращения с бланками строгой отчетности установлен Постановлением Правительства Российской Федерации №359 от 06.05.2008 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». Примером бланков строгой отчетности являются туристические путевки, квитанции на получение страховой премии, залоговый билет, бланк диплома об образовании.

5. По месту составления

5.1. внутренние– оформляются в организации, имеют внутреннее применение (карточки учета основных средств, табели учета рабочего времени),

5.2. внешние– составляются на стороне другими предприятиями, при входе в данную организация подлежат обязательной регистрации. Оформляются на бланках унифицированных форм, а при отсутствии такой формы – содержать обязательные реквизиты (товарно-транспортная накладная).

6. По количеству учетных операций

6.1. однопозиционные – имеют узкую специализацию, отражают операцию движения одного наименования однородного объекта учета (кассовый ордер),

6.2. многопозиционные – отражаются операции по движению нескольких наименований. Имеют преимущество – уплотнение информации (расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты ф.№ М-8).

7. По способу использования

7.1. разовые – единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций (акт на списание основных средств),

7.2. накопительные – формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (лимитно-заборные карты).

8. По способу заполнения

8.1. вручную,

8.2. с помощью ПК.

Этапы техники учета

Подготовленные первичные документы, в которых зафиксированы факты хозяйственной жизни должны быть зарегистрированы с целью их последующей группировки.

1 этап – Все принятые бухгалтерией ПУД-ы подвергают бухгалтерской обработке. Осуществляется запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе. Определение и запись корреспондирующих счетов на документах называется контировкой (т.е. составление бухгалтерских проводок). Бухгалтерские проводки фиксируются на самом ПУД-е.

2 этап – регистрация ПУД-ов осуществляется в учетных регистрах (см. рис. 1.5). В процессе регистрации они записываются в порядке совершения их по времени (хронологические записи) или в определенной системе (систематические записи).

Пример хронологической записи: журнал хозяйственных операций (ЖХО). В нем каждая проводка фиксируется в виде строчной записи (то есть в одну строчку название, сумма, корреспондирующие счета).

Например, зафиксируем все первичные документы за первую декаду месяца в хронологическом порядке.

Журнал хозяйственных операций.

Дата № п/п Содержание хоз. операции (первичный документ) Сумма, ден.ед. Корр счет
Дт Кт
01.09 Получены с расчетного счета наличные в кассу на хозяйственные нужды (чек, приходный кассовый ордер №1)
01.09 Выдано из кассы подотчетному лицу на хозяйственные расходы (доверенность № 193, расходный кассовый ордер №1)
02.09 Подотчетным лицом приобретены канцтовары (авансовый отчет № 204, приходный ордер № 315)
06.09 Получен краткосрочный кредит банка на расчетный счет (выписка банка)
07.09 Перечислено с расчетного счета в бюджет на уплату налогов (платежное поручение №123, выписка банка
Итого

3 этап – одновременно производится разноскаопераций по счетам, т.е. запись экономических фактов в учетные регистры – счета. Совокупность всех счетов, отражающих хозяйственную деятельность называется Главной книгой. В Главной книге проводки фиксируются в виде структурной записи.

В теории все счета схематично изображаются в виде «самолетиков» (см п 1.4 «Метод бухгалтерских счетов»).

Предположим, что на начало месяца у организации существовало некое имущество, имеющее разные источники возникновения. Это будет отражено в начальных сальдо по счетам на начало периода

Главная книга

Сн 7200 Сн 100
3) 3000 1) 7000 2) 4000
Сн 10000 Сн 0
4) 80000 1) 7000 4) 80000
5) 60000
Сн 60000 Сн 0
5) 60000 2) 4000 3) 3000
Сн 8000 Сн 50700

4 этап – производится сверка оборотов по счетам главной книги. На основании итоговых данных учетных регистров составляется Оборотная ведомость (ОВ). В нее сводятся все обороты по счетам.

Главная книга

Сн 7200 Сн 100
3) 3000 1) 7000 2) 4000
Сн 10000 Сн 0
4) 80000 1) 7000 4) 80000
5) 60000
Сн 60000 Сн 0
5) 60000 2) 4000 3) 3000
Сн 8000 Сн 50700

Оборотные ведомости служат главным образом для обобщения, проверки правильности записей на счетах бухгалтерского учета и составления нового баланса. Их составляют как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Существуют разные формы оборотной ведомости.

Оборотная ведомость

№ счета Обороты за период
по Дебету по Кредиту
Итого

Или, например, шахматная (ШОВ).

Шахматная оборотная ведомость.

Обороты по дебету Обороты по кредиту Итого по дебету
Итого по кредиту

В оборотной ведомости должно соблюдаться равенство оборотов по дебету и по кредиту всех счетов. Это обусловлено применением метода двойной записи. Итог оборотной ведомости определяет валюту оборотного баланса и характеризует стоимостную оценку хозяйственных операций в ЖХО (в примере итоги ЖХО, ОВ и ШОВ совпадают: 154000).

5 этап – После того, как выведен оборотный баланс, строится сальдовая ведомость. Чаще всего встречается комбинированная форма: Сальдо-оборотная ведомость (СОВ). В ней представлены остатки на начало по дебету и кредиту всех счетов, дебетовые и кредитовые обороты за период и конечные остатки. Остатки на конец периода легче определять в Главной книге. Порядок расчета конечного сальдо излагается в «Методе бухгалтерских счетов» п 1.4.

Главная книга

Сн 7200 Сн 100
3) 3000 1) 7000 2) 4000
Ск 10200 Ск 3100
Сн 10000 Сн 0
4) 80000 1) 7000 4) 80000
5) 60000
Ск 80000
Ск 23000
Сн 60000 Сн 0
5) 60000 2) 4000 3) 3000
Ск 0 Ск 1000
Сн 8000 Сн 50700
Ск 8000 Ск 50700

Из примера видно, что за определенный период времени могут произойти следующие ситуации. Остаток на счете к концу периода может увеличиваться (10 – материалов на складе стало больше), может уменьшаться, причем может даже обнулиться (68-задолженность по налогам погашена полностью); может появиться новый счет, не имевший остатков на начало периода (71 – подотчетное лица полностью не рассчиталось по авансу); со счетом может не происходить операций в этом периоде и сальдо останется прежним (01,80); дебетовые и кредитовые обороты за период могут быть равнозначными и сальдо также останется прежним.

Сальдо-оборотная ведомость.

№ счета Сальдо на начало Обороты за период Сальдо на конец
Дт Кт Дт Кт Дт Кт
Итого

В СОВ-и по синтетическим счетам должно соблюдаться равенство трех пар итогов:

1. Начальных остатков по дебету и кредиту. Обусловлено методом балансового обобщения

2. Оборотов по дебету и кредиту (при правильном выполнении метода двойной записи)

3. Конечных остатков по дебету и кредиту, согласно 2-м предыдущим положениям и при правильном расчете конечного сальдо активных и пассивных счетов.

Валюта сальдового баланса характеризует стоимостную оценку имущества организации.

В примере данное равенство соблюдается, и величина остатков по счетам к концу периода возрастает. Это произошло под влиянием операций различного типа на валюту баланса (типы операций см. в п. 2.3).

Типы хозяйственных операций

№ операции Типы операций, сумма
А-А П-П А-П П-А
1. Получены с расчетного счета наличные в кассу
2. Выдано из кассы подотчетному лицу
3. Подотчетным лицом приобретены канцтовары
4. Получен краткосрочный кредит банка
5. Перечислено с расчетного счета в бюджет

Таким образом, валюта баланса увеличилась на 80000 и одновременно уменьшилась на 60000, а 14000 не оказали никакого влияния.

Первичные учетные документы: форма имеет значение

Из статьи Вы узнаете:

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе. При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

  • унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
  • программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению кассовых операций. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

***

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы:

  • Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.
  • Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.
  • Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. НК РФ
  2. КоАП РФ
  3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  4. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
  5. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
  6. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
  7. Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  8. Письма ФНС РФ

Ошибки в первичных учетных документах: порядок исправления

Ошибки, подлежащие исправлению

К ситуациям, когда ошибки в оформлении ПУД подлежат обязательному исправлению, на наш взгляд, можно отнести следующие случаи:

  1. Ошибки в ПУД привели к искажению в бухгалтерском и (или) налоговом учете, и у хозяйствующего субъекта возникает необходимость (обязанность) вносить исправления в учет. В этом случае исправление ошибок в учет должно вносится на основании, в том числе исправленных ПУД.
  2. ПУД не содержит обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, или содержит в качестве этих реквизитов некорректные сведения, что не позволяет однозначно и полно установить содержание факта хозяйственной жизни.
  3. ПУД не содержит реквизитов (содержит некорректные реквизиты), прямо не предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, но ключевых для определения фактических обстоятельств и реальности хозяйственной операции.

Как исправить ПУД?

Законодательство РФ исходит из того, что в ПУД допускаются исправления, за исключением кассовых и банковских документов. Исправление в ПУД должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

Исправлять ПУД можно несколькими способами:

1) Путем внесения исправлений в первоначальный документ.

В этом случае зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п.п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое в силу ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ применимо и в настоящее время).

2) Путем составления правильно заполненного (исправленного) документа дополнительно к документу с ошибкой

Т.е. исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

Таким образом, применяется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ.

Обратите внимание! Заменить ПУД с ошибками новым документом нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, ФНС России от 12.01.2018 N СД-4-3/264), т.е. нельзя выбросить неправильно заполненный документ и вместо него подложить новый.

Порядок внесения исправлений в ПУД стороны сделки вправе определить самостоятельно.

Исправления в ПУД должны быть заверены представителями сторон, участвовавшими в составлении этого документа.

При исправлении ПУД, оформленных в нескольких экземплярах, исправления нужно внести в каждый из них, в том числе в экземпляры, находящиеся у контрагентов Внесение исправлений в ПУД в одностороннем порядке не допускается и нарушение данного правила может привести, в частности, к тому, что такие документы не будут приняты в качестве документального подтверждения расходов (Постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2018 N 10АП-20651/17, от 16.01.2015 N 10АП-14763/14, Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 N 01АП-3125/15, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 18.02.2015 N 04АП-6483/14, Постановления ФАС Уральского округа от 01.04.2013 N Ф09-1090/13 по делу N А76-283/2012).

Если ошибки в ПУД привели к искажению данных бухгалтерского и налогового учета, то необходимо внести исправления в налоговые и бухгалтерские регистры, а при необходимости представить уточненные налоговые декларации.

Получите
консультацию
эксперта Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта. Задать вопрос Задать вопрос

Аренда: составляем первичные учетные документы единолично

В бухучете арендная плата включается у арендодателя в доходы, а у арендатора — в расходы на основании первичного учетного документа (далее — ПУД) <*>. Он составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами (например, акт пользования имуществом).

С 13 июня 2018 г. организациям предоставлено право составлять такой ПУД единолично <*>. Разберемся, как его оформить и какие последствия это влечет.

Обратите внимание!
Передача в аренду и возврат арендованного имущества, как и ранее, оформляется двусторонними ПУД (например, актами приема-передачи арендованного имущества) <*>.

Когда можно составлять односторонний ПУД по аренде

Оформить односторонний ПУД по аренде организация может только при условии, что договор аренды заключен в письменной форме и в нем предусмотрено единоличное составление ПУД <*>.

Поскольку постановление Минфина о единоличном составлении ПУД вступило в силу с 13 июня 2018 г., договоры аренды, заключаемые с этой даты и содержащие условие единоличного составления ПУД, предоставляют возможность сторонам оформлять односторонние ПУД.

Чтобы воспользоваться возможностью единоличного составления ПУД с 13 июня 2018 г. по договорам аренды, заключенным до этой даты, сторонам необходимо подписать дополнительное соглашение к договору аренды, предусматривающее такое условие.

Если же с 13 июня 2018 г. договором аренды или дополнительным соглашением к нему не предусмотрено единоличное составление ПУД, то для отражения арендной платы арендодателю и арендатору необходимо продолжать оформлять двусторонний ПУД, подписываемый двумя сторонами.

Кто и как оформляет односторонний ПУД по аренде

Односторонний ПУД по аренде составляет и арендодатель, и арендатор. Каждая сторона оформляет свой ПУД и подписывает его. Подпись второй стороны не требуется. Пересылать такие документы другой стороне тоже не надо.

Форма одностороннего ПУД по аренде, как и форма двустороннего, законодательством не установлена. Организация разрабатывает ее самостоятельно и включает в учетную политику. При этом разрабатываемая форма должна содержать сведения, обязательные для ПУД <*>.

Односторонний ПУД по аренде отражает ту же хозяйственную операцию, что и двусторонний. Следовательно, односторонний ПУД может содержать такую же информацию, что и двусторонний, за исключением сведений о контрагенте.

Отметим, что при единоличном заполнении ПУД по аренде потребность запрашивать дополнительную информацию у другой стороны не возникает, т.к. все необходимые сведения содержит договор аренды (размер арендной платы, период аренды) <*>.

В бухучете арендная плата включается у арендодателя в доходы, а у арендатора в расходы на последнее число периода аренды. Следовательно, односторонний ПУД по аренде составляется на эту дату <*>.

Обратите внимание!
С 1 января 2019 г. вводятся единые правила определения даты совершения хозяйственной операции по аренде. Такой датой является последний календарный день каждого месяца аренды и последний день аренды в соответствии с договором аренды <*>.

Какие налоговые последствия влечет односторонний ПУД при аренде

НДС. Арендодатель включает сумму арендной платы в облагаемый НДС оборот и выставляет арендатору ЭСЧФ <*>.

У арендатора сумма «входного» НДС по арендной плате принимается к вычету после ее отражения в бухгалтерском учете (если ведется книга покупок, то и в книге покупок) и подписания ЭСЧФ, выставленного арендодателем <*>.

Каких-либо налоговых ограничений по операциям, оформленным односторонним ПУД, не установлено. В то же время возникает вопрос, как правильно заполнить раздел 5 «Условия поставки» ЭСЧФ. В последнем надо указать номер и дату договора, а также реквизиты ПУД. При единоличном оформлении ПУД по аренде у арендатора и арендодателя будут у каждого свои ПУД, которые не совпадают по реквизитам.

По разъяснениям МНС, в случае единоличного оформления ПУД в разделе 5 «Условия поставки» ЭСЧФ заполняется номер и дата договора. При этом допускается дополнительно указать реквизиты ПУД (интервью «Online-конференция «Актуальные вопросы применения НДС и электронных счетов-фактур»).

Таким образом, арендодатель при выставлении в адрес арендатора ЭСЧФ в разделе 5 «Условия поставки» заполняет только номер и дату договора аренды. Дополнительно он может указать реквизиты ПУД по аренде.

Налог на прибыль. Признание арендной платы в качестве доходов у арендодателя и расходов у арендатора в целях налогообложения прибыли осуществляется на основании документов бухучета. Единоличное составление ПУД по аренде установлено законодательством. Следовательно, арендная плата, оформленная односторонним ПУД, учитывается при налогообложении прибыли в таком же порядке, как и в случаях применения двусторонних ПУД <*>.

Арендная плата у арендодателя является доходом от операций по сдаче в аренду имущества и учитывается в составе внереализационных доходов <*>.

У арендатора отраженные в бухучете суммы арендной платы при налогообложении прибыли:

— учитываются, если арендованное имущество участвует в предпринимательской деятельности <*>;

— не учитываются, если арендованное имущество не участвует в предпринимательской деятельности <*>.

Выводы

С 13 июня 2018 г. для отражения арендной платы в бухучете вместо двустороннего ПУД может оформляться односторонний. В этом случае каждая сторона (и арендодатель, и арендатор) составляет свой ПУД. Подпись контрагента на нем не проставляется.

Использование односторонних ПУД при аренде требует выполнения следующих условий:

— договор аренды должен быть составлен в письменной форме;

— в договоре аренды (или дополнительном соглашении к нему) должна быть предусмотрена возможность единоличного составления ПУД;

— и арендодатель, и арендатор самостоятельно разрабатывают форму одностороннего ПУД по аренде и предусматривают ее в своих учетных политиках.

Составление одностороннего ПУД по аренде позволяет не зависеть от контрагентов и своевременно отражать такие операции в бухучете. В то время как при двусторонних ПУД по аренде арендодатель может долго ожидать возврата своего экземпляра от арендатора с его подписью либо арендатор может своевременно не получить от арендодателя ПУД по аренде. Возможны ситуации, когда ПУД и вовсе не будет получен.

Отметим, что в случае возникновения разногласий по суммам арендной платы при единоличном оформлении ПУД, такие вопросы решаются на основании договора аренды.

Поскольку односторонние ПУД по аренде принимаются в налоговом учете в том же порядке, что и двусторонние, налоговые ограничения при единоличном составлении ПУД отсутствуют.

Таким образом, представляется целесообразным использовать односторонний ПУД по аренде.