Расход моющих средств в бюджетных учреждениях

Нормы расхода моющих средств для уборки помещений

Для поддержания чистоты в быту каждая хозяйка самостоятельно выбирает бытовую химию и ее количество. Но когда разговор заходит о производственных предприятиях, дело обстоит иначе. Нормы расхода моющих средств для уборки помещений регламентирует государство. Они изложены в стандартах и преследуют две важные цели:

• безопасное использование химических средств;
• экономическую целесообразность.

Нормативные документы носят рекомендательный характер. На них опираются при определении реальной потребности в бытовой химии на каждом предприятии. При этом создают комиссию, которая состоит из сотрудников ответственных за соблюдение санитарных норм на предприятии. На основе приказа №1122н Министерства здравоохранения, утвержденного 17.12.2010 года, они создают перечень необходимой бытовой химии.

Нормы расхода моющих средств в бюджетных учреждениях

Когда речь идет об организациях с финансированием расходов из государственного бюджета, особое внимание уделяют обоснованию каждой покупки. Поэтому требуется более тщательное изучение рынка и следование нормативам. Расходование каждого рубля должно быть рациональным, а выбранная продукция эффективной и экономичной.

На уровне закона не предусмотрено специальных требований для таких организаций. На бытовую химию выделяют фиксированное количество средств. При этом выдвигают строгие требования к личной гигиене персонала, санитарному состоянию служебных и производственных помещений. В расчетах отталкиваются именно от этого.

Для удобства вычислений приведем выдержку из норматива.

Нормы выдачи моющих средств в детском саду

Принцип расчета остается прежним. Спецификацию разрабатывает комиссия, и утверждает руководство учреждения. В нее традиционно входят средства для решения следующих задач:

• Мытья полов.
• Дезинфекции игрушек
• Антибактериальной обработки раковин и унитазов.
• Стирки постельного белья.
• Мытья посуды.
• Чистки ковровых покрытий.
• Мытья стекол.

Ассортимент подбирают с учетом высоких антибактериальных требований, которым должны соответствовать детские комнаты. При этом предпочтение отдают не самым агрессивным составам. Ведь они могут привести к появлению раздражений на нежной коже и к аллергическим реакциям. Если позволяет бюджет, отдают предпочтение продукции с натуральными компонентами.

Особенности оформления заявок

Когда комиссия составила перечень необходимой продукции, руководитель издает приказ. Он утверждает наименования и количество бытовой химии. Для жидких составов норму расхода приводят в миллилитрах, для порошков и штучных товаров – в килограммах.

Важным критерием становится объем работ, на который производили расчет. Способ его определения зависит от специфики организаций. Это может быть здание учреждения в целом или отдельные его части:

• Для школы – классы.
• Для детского сада – группы.
• В столовых – обеденный зал или кухня.

Независимо от этого обязательно прописывают размер обрабатываемых площадей в квадратных метрах. Это может быть площадь пола, стен, остеклений и т.д. Для предметов индивидуального пользования количество указывают в штуках: унитазы, раковины, писсуары, ванны.

Последним требованием становится временной интервал, для которого производили расчеты. В зависимости от сезонности и периодичности закупок это могут быть:

• месяц;
• квартал;
• год;
• смена.

Такой подход позволяет планировать расходы на предприятии и избегать расточительного использования товаров и инвентаря для уборки.

Нормы расхода моющих средств в столовой

Для их определения пользуются выдержкой из приказа №1122н Министерства здравоохранения. Особенностью является необходимость справляться с большим количеством жировых загрязнений. Самой эффективной продукцией для их удаления становятся составы на основе анионных поверхностно-активных веществ.

При этом важно учитывать ограничения по предельному содержанию в них агрессивных компонентов, которые могут привести к негативным последствиям:

• АПАВ. Пересушивают кожные покровы, провоцируют дерматиты, раздражения, аллергические реакции.
• Хлор. Его пары токсичны и могут вызывать отравления. Летучие компоненты быстро распространяются в замкнутых пространствах. Чтобы избежать негативного влияния, нужно интенсивно проветривать комнаты, в которых он используется.
• Фосфаты. В больших количествах поражают органы дыхания. Служат причиной появления астмы.

Информация по содержанию в рецептуре каждого компонента находится на упаковке. В бытовой химии учтены требования стандартов. Но при формировании перечня продукции для закупки важно подбирать составы с разными агрессивными компонентами. Это позволит избежать их передозировки.

Списание моющих средств

Списывают бытовую химию так же, как и другие материальные запасы. Основанием служит приказ руководителя с утвержденными по предприятию нормами их расхода. Количественную меру определяют индивидуально для каждого учреждения. При этом обязательно учитывается специфика работы заведения.

Ориентиром служит постановление правительства №1684, утвержденное в декабре 2011 года. В одиннадцати его разделах подробно расписаны требования к разным организационным структурам.

Для списания расходных материалов с баланса бухгалтер должен составить соответствующий акт, который по форме может отличаться в зависимости от типа муниципального или государственного учреждения. Акт служит основанием для последующей записи о выбытии продукции.

В зависимости от объема материалов, акт подписывает только начальник предприятия или руководитель совместно с комиссией, которая отвечает за поступление и выбытие товаров этой категории.

Главное правило – акт списания должен согласовываться с утвержденными нормами расхода моющих средств. Фактическое расходование бытовой химии может превышать норматив по объективным причинам. Если это происходит, нужно пересогласовать приказ об установлении норм.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поддержание чистоты и порядка стало частью нашей жизни. Любая хозяйка хочет, чтобы в ее доме было чисто, тогда самому человеку приятней и уютней дома. А если речь идет о производственном помещении пищевой промышленности, то это вопрос безопасности и качества выпускаемой продукции. В учреждениях здравоохранения и образования чистота является залогом нашего здоровья и здоровья наших детей и родных. Чистота — это не только красота, но и основа жизни и безопасности.

Нормы на моющие средства

Нормы на расход моющих и чистящих средств необходимы для их эффективного и рационального использования. Нормы расхода моющих средств любая организация устанавливает самостоятельно исходя из реальной потребности в них.

При разработке норм на моющие средства можно руководствоваться Приказом Министерства здравоохранения и соц. развития РФ от 17.12.2010 г. № 1122 н. Данный документ регламентирует нормы выдачи личных средств для мытья и обезвреживания в зависимости от видов выполняемых работ.

При утверждении норм расхода моющих средств целесообразно использовать фактические данные о расходе конкретного средства, технические расчеты, а также указания производителя о нормах расхода средства.

Примерные нормы расхода чистящих моющих средств в месяц для служебных помещений (100 м2):

• Стиральный порошок 0,5 кг
• Туалетное мыло 0,2 кг
• Стиральный порошок для мытья окон 0,1 кг на 10 м2
• Мыло хозяйственное 0,25 кг
• Чистящее средство на один умывальник, унитаз, писсуар, биде 0,2 кг.

Моющие средства для детских садов

Основными моющими средствами для детских садиков являются средства для мытья полов, сантехники, посуды, игрушек, уборки пищеблока и стирки постельного белья. Такие номы утвердил для себя один из российских детских садиков:

• Средство для чистки ковров 3 уп. в год
• Мыло хозяйственное 170-200 г 2 шт. в месяц
• Средство для дезинфекции 1 л 1 уп. в месяц
• Средство для полов объемом 1 л 1 уп. в месяц
• Средство для стекол 0,5 л 1 уп. в месяц
• Средство для сантехники 0,75 л 1 уп. на 2 месяца
• Средство чистящее порошкообразное 400 г 1 уп. в месяц
• Жидкое мыло для детей, 300 мл 12 упаковок в месяц
• Средство для мытья посуды жидкое, 500 мл 4 упаковки на месяц

Нормы на моющие средства в школах

Что касается школ, то для них требуются примерно такие же чистящие средства, как и для садиков. Нормы расхода моющих средств в школах также утверждаются в индивидуальном порядке самими учреждением. При уборке учебных заведений используются моющие средства для полов, унитазов и умывальников, окон, стен, дверей, мебели, техники. Также на умывальниках должно находиться мыло.

Использование чистящих и моющих средств является необходимой потребностью в нашей жизни. Устанавливая нормы расхода мыла и моющих средств в организации, руководствуйтесь указаниями производителя, а также реальной потребностью в них для достижения необходимого уровня чистоты. Также имея четкий перечень необходимых химических средств, можно сэкономить время и приобрести необходимую бытовую химию оптом.

Хоз расходы

Вопрос:

Возможно ли послать средства на хоз. расходы на личную банковскую карточку директора? Нужен ли какой-то приказ для того? Если да, какая форма приказа? И как правильно оформить платежку и что писать в назначении платежа?
Нужно ли делать авансовые отчеты в сервисе по этим хоз. расходам? В какой срок надо отчитаться? Ответ:

Перевод денег под отчет на хоз.расходы на банковскую карточку сотрудника (гендиректора) по-хорошему проверяющие не одобряют. И могут признать эти суммы доходом сотрудника, в следствии чего доначислят НДФЛ и страховые? взносы на такие выплаты в случае налоговой проверки. Оптимально для таких расходов оформить корпоративную карту.
Если пока корпоративной карты у организации нет, то можно перевести деньги на банковскую карту директора на хоз.нужды. На практике это применяется повсеместно. Для этого нужно оформить приказ на выдачу денег под отчет сотруднику, в котором указать сумму и срок, на который выдаются деньги.
При перечисление денег в назначении платежа так и нужно указать «под отчет на хозяйственные расходы».
После того, как директор оплатит расходы, он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы на совершенные расходы. Срок составления авансового отчета 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, указанного в приказе.
Отмечу, что пока сотрудник не отчитается за ранее выданные ему деньги под отчет, ему нельзя выдавать следующую сумму под отчет.
Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. В разделе Деньги добавляете Движение с р/сч в кассу на дату снятия средств по чековой книжке. Если деньги с расчетного счета не снимаете, операцию пропустите.
2. В разделе Деньги добавьте Списание- Выплата подотчетному лицу, наличными. В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Сформируйте Авансовый отчет. В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет привязывая к Расходному ордеру. К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Актуально на дату 11.06.2015 г.

Доходы и расходы. Ведение учёта

Документы подтверждающие расход

Вопрос:

Поставщик (частное лицо, без ИП) не может предоставить документы (товарную накладную и счет фактуру) на товар.
У ООО УСН 6%, то есть расходы не влияют на расчет налогов. Может ли ООО купить товар поставщика без документов? Если можем, то как правильно отразить расход в бухгалтерской отчетности?
Налоговая может оштрафовать ООО за неподтвержденный документами расход?

Ответ:

Несмотря на то, что ООО применяет УСН 6% и расходная часть на уплату налога в бюджет влияния не оказывает, в настоящее время налоговая ужесточает контроль за деятельностью ООО в части законности приобретения товара, который впоследствии будет реализован. Т.е. у ООО обязательно должны быть правильно оформленные документы на товар, чтобы налоговая не могла предъявить претензии.
В случае отсутствия документов продаваемый товар, на приобретение которого у ООО нет документов, налоговая может расценить как полученный безвозмездно, а следовательно, у ООО возникнет дополнительный доход в виде стоимости безвозмездно полученного имущества и с такого дохода придется заплатить налог и пени.
Кроме этого на ООО может быть наложен штраф за грубое нарушение правил учета, которое повлекло занижение налоговой базы по УСН, а также штраф за неуплату налога УСН.
Поэтому документы от продавца — физ. лица следует оформить в обязательном порядке.
Поскольку товар для перепродажи Вы покупаете у физ.лиц, они не могут предоставить накладные на товар, как это бывает в случае приобретения у ИП или ООО.
В данном случае оформляете закупку товара закупочным актом. За основу можете взять форму N ОП-5 .
Составляют акт в двух экземплярах в момент совершения закупки товаров у физ.лица. Один экземпляр документа передают продавцу, второй остается у покупателя. Оба акта должны быть подписаны ООО, закупившим товар, и продавцом. В акте необходимо указать паспортные данные лица, у которого был приобретен товар (полное указание Ф.И.О. продавца, его паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, а также адрес местожительства).
При отражении в разделе Деньги оплаты за товар создайте операцию Списание — По основному виду деятельности. В качестве подтверждающей накладной укажите данные акта на приобретение товара.
Дополнительно отмечу, что оплатить товар лучше переводом на банковский (карточный) счет физ.лица.
Если нет возможности провести безналичный платеж, тогда средства можно выдать наличными по расходному кассовому ордеру, в котором физ. лицо-продавец должен прописью указать полученную сумму, проставить дату получения денег и свою подпись. Предварительно деньги следует снять с расчетного счета, если в кассе ООО на выплату денег нет.
Что касается уплаты налогов по данной сделке, то выплата дохода физ. лицу в данном случае облагается НДФЛ, но Вы его уплачивать не должны. Физ. лицо-продавец должен самостоятельно отчитаться в налоговую о полученном доходе и уплатить налог.
Выплата по договору купли-продажи с физ. лицом также не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, просто выплатите физ. лицу сумму за товар. Никакие дополнительные налоги или взносы в рамках данной сделки платить не придется.
Актуально на дату 11.06.2015 г.

Об утверждении норм расхода моющих средств, материалов, инструментов и инвентаря для уборки служебных, производственных помещений и территорий в органах и учреждениях системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 28 августа 1998 года N 37
Об утверждении норм расхода моющих средств, материалов, инструментов и инвентаря для уборки служебных, производственных помещений и территорий в органах и учреждениях системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

В целях упорядочения расхода моющих средств, материалов, инструмента и инвентаря, используемых для уборки бытовых, служебных, производственных помещений и территорий, закрепленных за органами и учреждениями системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Судебный департамент),
приказываю:

1. Утвердить нормы расхода моющих средств, материалов, инструмента и инвентаря, используемых для уборки бытовых, служебных, производственных помещений и территорий, закрепленных за органами и учреждениями системы Судебного департамента (приложение N 1).

2. Установить график выполнения уборочных работ в бытовых, служебных и производственных помещениях, закрепленных за органами и учреждениями системы Судебного департамента (приложение N 2).

3. Начальникам управлений и отделов системы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации принять все необходимые меры по эффективному и рациональному использованию материальных ценностей.
Назначить своими приказами сотрудников управлений и отделов, несущих персональную ответственность за состояние этой работы.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации А.А.Слотюка.

Генеральный директор
В.С.Чернявский

Приложение N 1
к приказу генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 28 августа 1998 года N 37

а) Уборка служебных и производственных помещений

Наименование материалов	Единица	Норма расхода для помещений
	измерения	служебных	производствен- ных
Стиральный порошок	кг	0,5 на 1 месяц	1,0 на 1 месяц
Полироль (для восстановления полировки на мебели)	кг	0,2 на 1 месяц
Мыло туалетное	кг	0,2 на 1 месяц	0,2 на 1 месяц
		на одного уборщика
Мыло хозяйственное	кг	0,25 на 1 месяц	0,4 на 1 месяц
Веники	шт.	2 на 1 месяц	2 на 1 месяц
Щетка для мытья стен	шт.	1 на 12 месяцев	1 на 6 месяцев
Щетка для мытья пола	шт.	1 на 3 месяца	1 на 2 месяца
Щетка для мытья рук	шт.	1 на 12 месяцев	1 на 6 месяцев
Щетка-сметка	шт.	1 на 12 месяцев	1 на 6 месяцев
Совки для сбора мусора	шт.	1 на 6 месяцев	1 на 6 месяцев
Ведро пластмассовое	шт.	1 на 12 месяцев	1 на 12 месяцев
Ведро металлическое	шт.	1 на 12 месяцев
Ерши для мытья графинов	шт.	1 на 6 месяцев	1 на 6 месяцев
Перчатки резиновые	пар	1 на 1 месяц	1 на 1 месяц
Мелки бумажные	шт.	2 на 1 месяц	2 на 1 месяц
Мешковина	м	2 на 1 месяц	2 на 1 месяц
Ткань протирочная (бельевая, паковочная)	кг	1 на 1 месяц	1 на 1 месяц
Фланель	м	0,5 на 1 месяц

Примечания:

1. Нормы расхода материалов указаны для помещения площадью 400 кв.метров.

2. Моющие и чистящие средства (порошки, пасты, мыло, в том числе жидкое, и т.д.), инвентарь, инструмент и другие материалы, используемые для хозяйственного обслуживания служебных и административных помещений, приобретаются органами и учреждениями Судебного департамента в пределах выделяемых на эти цели ассигнований в децентрализованном порядке.

3. В случае отсутствия моющих и чистящих средств, инструмента и инвентаря, указанных в нормах, разрешается их замена на аналогичные.

4. Периодичность выполнения уборочных работ в служебных и административных помещениях прилагается.
б) Уборка санузлов и туалетов

в) Уборка территорий

Генеральный директор	В.С.Чернявский
Лопата штыковая	шт.	1 на 24 месяца
Лопата совковая	шт.	1 на 24 месяца
Скребок для удаления льда	шт.	1 на 6 месяцев
Движки	шт.	1 на 6 месяцев
Рукавицы	пар	1 на 1 месяц
Метла	шт.	3 на 1 месяц
Мыло хозяйственное (на 1 дворника)	шт.	1 на 1 месяц
Противогололедный препарат типа «Кама М»	кг	200 на 6 месяцев
Совок металлический	шт.	1 на 6 месяцев
Ведро металлическое	шт.	1 на 12 месяцев
Лом	шт.	1 на 60 месяцев
Поливочный шланг на 20-25 м	шт.	1 на 24 месяца
Тележка грузовая одноосная	шт.	1 на 24 месяца

Примечание:

1. Нормы расхода материалов указаны для участка территории площадью 1000 кв. метров.

2. Для площади участка, находящегося более чем на 50% под озеленением, нормы расхода увеличиваются в 1,5 раза.
г) Натирка паркетных полов

Наименование материалов	Единица измерения	Норма расхода
Стиральный порошок	кг	8,5 на 3 месяца
Мыло жидкое	кг	0,6 на 12 месяцев
Мастика водная	кг	8,5 на 3 месяца
Краска желтая	кг	1 на 3 месяца
Мыло хозяйственное	кг	0,7 на 3 месяца
Щетка полотерная	шт.	1 на 12 месяцев
Марля*	кг	5 на 3 месяца
_______________ * Марля предназначена для процеживания краски.
Пленка полиэтиленовая**	м	3,5 на 3 месяца
** Пленка полиэтиленовая предназначена для укрытия мебели, оргтехники и средств связи при натирке полов в служебных и производственных помещениях.
Наждачная бумага	м	1,7 на 3 месяца
Мешковина	м	8,5 на 12 месяцев
Рукавицы комбинированные (на 1 полотера)	шт.	1 на 1 квартал

Примечание:
Нормы расхода материалов указаны для паркетного пола площадью 400 кв. метров.
д) Стеклопротирочные работы

е) Для гардеробщиков

Наименование материалов	Единица измерения	Норма расхода
Мыло хозяйственное	кг	0,2 на 1 месяц
Мешковина	кг	2 на 1 месяц
Ткань протирочная (бельевая, паковочная)	кг	0,5 на 1 месяц
Порошок стиральный	кг	0,4 на 1 месяц

Примечание:
Нормы расхода материалов установлены из расчета обслуживания одним гардеробщиком 100 номеров гардероба.
ж) Для лифтеров

Наименование материалов	Единица измерения	Норма расхода
Стиральный порошок	кг	0,120 на 1 месяц
Моющие средства «Секунда»	шт.	1 на 6 месяцев
Мыло хозяйственное	кг	0,250 на 1 месяц
Резиновые перчатки	пар	1 на 3 месяца
Мешковина	кг	2 на 1 месяц
Ткань протирочная (бельевая, паковочная)	кг	0,5 на 1 месяц

Примечание:

1. Нормы расхода материалов указаны для одного пассажирского лифта.

2. При наличии грузового лифта нормы расхода материалов для него увеличиваются в 1,5 раза.

Приложение N 2. График выполнения уборочных работ в бытовых, служебных и производственных помещениях органов и учреждений системы судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации

Приложение N 2
к приказу Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 28 августа 1998 года N 37

Для поддержания чистоты и производственной санитарии производятся:

1. Ежедневно:

1.3. На лестничных клетках:
— мытье пола, площадок и ступеней, влажная протирка перил.

2. Еженедельно:
— влажная протирка пола в служебных помещениях с передвижением мебели.

3. Один раз в 2 недели:

3.1. Влажная протирка стен в служебных помещениях, коридорах, холлах, тамбурах и лестничных клетках.

3.2. Влажная протирка перегородок кабин туалетов.

4. Ежеквартально:

4.1. Обметание щеткой стен служебных помещений, коридоров, туалетов, покрытий, покрашенных масляной краской и водоэмульсионной побелкой.

4.2. Промывка паркетных полов перед натиркой.

4.3. Натирка паркетных полов.

5. Один раз в полугодие:
— полное мытье окон, витрин и всех остеклений.

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
файл-рассылка

Нормы расходования канцтоваров

Вопросы:

1. Существуют ли какие-нибудь нормы расхода канцтоваров и бумаги в организациях? Чем руководствоваться при разработке регламентирующих документов, в которых устанавливается лимит по расходу для подразделений?

2. Наша компания не очень крупная и закупку канцтоваров руководство решило возложить на секретаря. В связи с этим у меня возникли следующие вопросы:

• как правильно организовать учет выданных канцтоваров;
• как правильно организовать заявки на покупку канцтоваров;
• есть ли какие-то нормы, по которым необходимо выдавать канцелярские принадлежности?

Ответ:

Расходование канцтоваров зависит от специфики деятельности как компании, так и отдела. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Хотя многое зависит от вида деятельности компании.

Существуют также и отличия в потребности в канцтоварах у разных должностей, однако целесообразнее планирование и учет расходования канцтоваров вести по отделам, а не по должностям (за исключением небольших компаний, в которых либо вообще нет отделов, либо в них по 1-2 человека). Это не только упрощает весь процесс, но и обеспечивает руководителей отделов дополнительными рычагами управления, позволяет лучше разбираться в деятельности подчиненных и упрощает процесс контроля. Ведь обосновывая потребность в канцтоварах перед своим руководителем, сотрудник не имеет возможности «придумать» задачи, для которых ему что-то понадобилось.

Например, нам известен случай, когда один из сотрудников заказал у офис-менеджера бумагу формата А3, объяснив это тем, что ему нужно делать презентации для клиентов. Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается. Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. После этого в компании было введено правило: все заявки утверждаются руководителем отдела.

Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит.

Нормы расходования канцтоваров целесообразно устанавливать каждой компании индивидуально в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.
Для этого используется два метода:

1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета. Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок. В таком случае обоснованием может быть план работ отдела на год или квартал.

Для типовых канцтоваров (таких как бумага, ручки, папки, листки для записей и т.д.) нормы расходования обычно получают эмпирическим путем, анализируя расход канцтоваров за достаточно длительный период времени, оптимально не менее года.
Очевидно, что для того, чтобы проанализировать статистику расходования канцтоваров необходимо вести учет. Проще всего завести форму в Excel. Например, можно заполнять две связанных таблицы.

Группа канцтоваров	Наименование канцтоваров	Единицы измерения	Объем закупки, единиц	Дата закупки	Остаток, единиц	Текущая дата

Группа канцтоваров	Наименование канцтоваров	Выдано отделу 1		Выдано отделу 2		Выдано отделу 3
		Дата	Количество, единиц	Дата	Количество, единиц	Дата	Количество, единиц

Из первой таблицы наглядно видно, какой остаток по каждому наименованию канцтоваров мы имеем на текущую дату, а на основе второй таблицы можно анализировать расходование канцтоваров по отделам. Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.

При анализе стоит обращать внимание на следующее:

• какова динамика расходования канцтоваров каждого наименования и/или группы и с чем это связано
• насколько существенна разница в расходовании канцтоваров по разным отделам и чем это вызвано

Если статистики нет совсем, то необходимо срочно начинать вести учет. А пока статистика накапливается, можно пользоваться вторым методом. Т.е. собирать заявки с отделов и анализировать их. Необходимо сравнивать текущие заявки с заявками этого же отдела за прошлые периоды. Если в них наблюдаются существенные различия – они должны быть обоснованы. Также анализ должен состоять в сравнении между собой заявок от разных отделов. Если два отдела имеют примерно одинаковую штатную численность и выполняют близкие функции (например, отдел труда и заработной платы и планово-экономический отдел), то их потребность в канцтоварах не должна существенно различаться. Любые различия, как в составе, так и в объеме канцтоваров, должны быть чем-то обоснованы. После такого сравнительного анализа, как правило, приходится корректировать некоторые заявки в меньшую сторону.

При организации процесса заявок стоит учитывать:

1. Периодичность заявок
2. Сроки предоставления заявок
3. Форма предоставления заявок

Все эти пункты можно закрепить в кратком регламенте.

Заявки на канцтовары лучше принимать с определенной периодичностью. Периодичность заявок зависит от размера и профиля компании, а также от способа организации обеспечения канцтоварами. Для крупной компании период обычно меньше, но в среднем имеет смысл собирать заявки ежеквартально или ежемесячно. На канцтовары длительного пользования заявки собирают раз в год.

Например, ежеквартальная заявка на канцтовары может иметь следующую форму (курсивом выделено то, что заполняется ответственным сотрудников от отдела, который подает заявку)

Заявка на канцтовары на: 2 квартал 2008 года
Отдел: отдел снабжения
Штатная численность отдела: 7		Фактическая численность отдела: 6
Ответственный за заказ канцтоваров: Гальченко Вероника, ассистент менеджера
Координаты ответственного: 123-23-20, gv@snab.ru
Дата предоставления заявки: 10.03.08
№	Типовые канцтовары		Единицы измерения	Количество	Примечание
1	Бумага		пачка	18
2	Ручки		штук	12
3	Карандаши		штук	12
4	Ластик		штук	6
5	Блокноты		штук	12	Спираль слева
6	Скрепки для степлера		коробка	6
7	Скрепки обыкновенные		коробка	6
8	Кнопки		коробка	6
9	Салфетки для техники		упаковка 50 штук	12
10	Папки большие на кольцевом механизме		штук	24
11	Файловые папки		пачка (100 шт.)	7
12	Папки-уголки		штук	100
13	Архивные папки		штук	60
14	Папки для презентационных материалов с файлами		штук	8
15	Папки-скоросшиватели		штук	50	пластиковые
16	Маркеры		Пачка (4 цвета)	6
17	Разделители		Набор (10 цветов)	24
18	Картридж к принтеру		штук	4	HP 1018 – 3 шт. HP 3050 – 1 шт.
	Прочие канцтовары				Обоснование необходимости
1	Скотч		штук	10	Для упаковки мелких партий
2	Ролики для факса		штук	2	Для факса отдела
3	Батарей в час АА		штук	4
СОГЛАСОВАНО Волков А.П. руководитель отдела снабжения

Можно принимать заявки как в бумажном, так и в электронном виде. Для крупных компаний можно даже разработать специальную программу подачи заявок, в которой будет систематизироваться вся информация, как о заявках, так и о реальном расходовании. В ней можно также установить ограничения по нормам. Также можно завести журнал заявок, куда сотрудники будут записывать наименование и количество канцтоваров. Но такой способ подходит лишь для небольших (до 30 человек) организаций. Для более крупных компаний лучше разработать специальную форму заявки, аналогичную приведенной выше. После сбора заявок с отделов их необходимо обобщить, проще и удобнее вести таблицу Excel, например, следующего вида:

№	Канцтовары	Единицы измерения	Количество от отделов (на 2 квартал)									Общее количество
			Отдел продаж	Отдел рекламы	Отдел закупок	АХО	IT-отдел	Отдел кадров	Бухгалтерия	Юридический отдел	Прочие сотрудники
1	Бумага	пачка	15	10	15	10	5	5	15	15	20	110
2	…	…

Важно установить четкие сроки сдачи заявок, с учетом того, что необходимо определенное время на их обобщение, согласование общего количества и суммы закупок, заказ, оплату, доставку и выдачу. На практике весь цикл может занимать до 3 недель. Поэтому, сроки сдачи заявок обычно устанавливают до 10 – 15 числа месяца, предшествующего периоду планирования. Можно также установить, что отдел не сдавший заявку вовремя, не включается в общий список и соответственно лишается канцтоваров на следующий период. Это жесткая мера, но в случае хронических нарушений сроков действует безотказно. Достаточно один раз лишиться канцтоваров и желание «забыть» о заявке больше не возникает. Процесс выдачи канцтоваров должен также строго контролироваться. Нельзя ничего не выдавать просто так. Ответственный от каждого отдела должен проверить все канцтовары по списку и подтвердить получение канцтоваров под роспись.

Елена Скриптунова
Опубликовано в журнале «Секретарь референт» №4 (64), апрель 2008