Регистр бухгалтерского учета

Выбираем регистры для бухгалтерского учета

Учетные регистры бухгалтерского учета

Все факты хозяйственной жизни учреждения должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Недопустимо внесение хозяйственных операций и записей в бухучет без первички. Информация, содержащаяся в первичной документации, подлежит специальной регистрации, обобщению и накоплению в особых журналах, ведомостях, книгах и карточках бухучета.

Показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром бухгалтерского учета — это РБУ. Это специальные формы документов, в которых отражается, регистрируется информация из первичной документации. Иформация систематизируется для дальнейшего отражения на счетах бухучета. Бухгалтерские регистры — это основа для формирования достоверной бухгалтерской отчетности и отдельных отчетных форм для управленческой деятельности.

Вести регистры бухучета допустимо не только в бумажной форме, но и в электронном варианте. Например, с использованием специализированных программ или сайтов. Электронные учетные документы должны быть заверены электронной подписью ответственного лица (руководителя или главбуха).

Виды регистров бухучета

Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.

Вот пример, что такое регистры бухгалтерского учета: для формирования финансовой отчетности, например годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ и будет являться РБУ.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на:

• хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, например кассовая книга;
• систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, например главная книга, шахматная ведомость;
• синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером могут быть любые журналы-ордера.

По объему содержащейся бухинформации:

• регистры аналитического учета, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям, например в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
• синтетические РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
• комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.

В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:

• односторонние;
• двухсторонние;
• шахматные ведомости.

По способу заполнения могу выделять:

• заполненные от руки;
• при помощи печатных машин или компьютера;
• смешанный способ.

По форме или внешнему виду документа:

• ведомость;
• книга;
• журнал;
• карточка.

Основную классификацию можно представить в виде следующей блок-схемы:

Регистры бюджетного учета

Организация обязана самостоятельно разработать перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики, которые будут использоваться в бухучете. Такое правило определено в законе № 402-ФЗ. Однако действуют исключения. Для государственных и муниципальных учреждений бланки разрабатываются и рекомендуются вышестоящими министерствами и ведомствами. Например, Министерством финансов России либо органами исполнительной власти. А вот коммерческие организации и НКО вправе разработать формы самостоятельно.

Бюджетники работают по унифицированной документации. Бланки закреплены в Приказе Минфина № 52н. Действующий перечень:

Форма ОКУД	Наименование регистра
Ф. 0504071	Журнал операций по счету «Касса»
	Журнал операций с безналичными денежными средствам
	Журнал операций расчетов с подотчетными лицами
	Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками
	Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам
	Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям
	Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов
	Журнал по прочим операциям
Ф. 0504072	Главная книга
Не предусмотрено	Иные формы регистров, предусмотренные Инструкцией № 157н.

Унифицированный бланк журнала операций для учреждений бюджетной сферы

Скачать

Бюджетники вправе применять дополнительные учетные регистры, необходимые для систематизации информации о фактах хозяйственной деятельности, полученных ценностях, оформленной документации. Разрабатывая дополнительные бланки и формы, следует учитывать обязательные требования к реквизитам учетной документации. Список обязательных реквизитов закреплен в ч. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ, п. 11 Инструкции № 157н.

Регистры для некоммерческой организации

Учетные регистры НКО, как и организаций коммерческого сектора, унифицированных форматов не имеют. Каждый экономический субъект самостоятельно разрабатывает структуру учетной документации. Но Приказ Минфина № 94н устанавливает обязанность ведения регистров бухучета в следующем составе:

Номер журнала-ордера	Счет бухучета	Содержание операций в регистре
№ 1		Движение наличных в кассе организации за отчетный период
№ 2		Безналичные операции, движение денежных средств по расчетным счетам
№ 3		Операции на специальных банковских счетах компании
№ 4	66, 67	Займы и кредиты, классифицированные по срокам обращения (краткосрочные и долгосрочные)
№ 5 и № 5а		Аналитика операций по расходам предприятия
№ 6		Расчеты с поставщиками и подрядчиками
№ 7		Расчеты с подотчетниками
№ 8	60, 62, 68, 72	Расчеты с покупателями, с бюджетом, дебиторами, кредиторами
№ 9		Отражение операций по внутрихозяйственным расчетам
№ 10	20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97	Журнал учета расходов на основное производство с кредитом соответствующих счетов (операции по ОПР, ОХР, заработная плата персонала, страховые взносы и налоговые отчисления, вспомогательное производство и так далее)
№ 11	40, 41, 43, 45, 46, 62, 90	Отражение информации о готовой продукции, реализации, прямых продажах
№ 12		Сведения о целевом финансировании
№ 13	01, 02, 08	Операции с основными фондами, начисление амортизации, взносы в уставный капитал
№ 14		Сведения о сельскохозяйственных операциях
№ 15	84, 98, 99	Результаты деятельности (прибыль, убытки, нераспределенная прибыль, убытки)
№ 16	07, 08	Вложения во внеоборотные активы. Оборудование, предназначенное для установки и монтажа

Актуальные образцы форм регистров бухгалтерского учета 2020 можно скачать в статье «Оформляем журнал хозяйственных операций», примеры заполнения бланков смотрите в специальном материале «Как правильно заполнять журнал-ордер».

Как утвердить регистры для работы

С форматами и структурой учетных регистров определились. Теперь обозначим, как утвердить выбранные бланки. Порядок действий зависит от того, какие формы документации решено использовать в работе.

Вариант № 1. Работаем по унифицированным формам.

Учреждениям государственного сектора допустимо прописать в учетной политике, что для работы будут использоваться бланки и унифицированные формы, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Прикладывать образцы не обязательно, допустимо только перечислить наименование журналов, применяемых для работы, с указанием их кодов по ОКУД.

Вариант № 2. Применяем собственные регистры.

Если организация применяет самостоятельно разработанные образцы регистров бухучета, то такие документы необходимо перечислить в тексте учетной политики, в соответствующем разделе «Регистры бухучета». Затем оформить каждый из используемых документов в виде приложения к учетной политике.

ВАЖНО! Даже если регистры будут составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП, утвердить образцы необходимо. При проверке контролеры в первую очередь затребуют приказ или распоряжение об утверждении учетных регистров (учетную политику и приложения к ней).

Образец приказа

Скачать

Регистры бухгалтерского учета: перечень

Актуально на: 21 февраля 2020 г.

В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета – это вид бухгалтерских документов, предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры – это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Итого

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для Учетной политики является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63, Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

Наименование регистра бухгалтерского учета	Кредитуемый счет бухгалтерского учета
Журнал-ордер № 1	50 «Касса»
Журнал-ордер № 2	51 «Расчетные счета»
Журнал-ордер № 3	55 «Специальные счета в банках»
Журнал-ордер № 4	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
Журнал-ордер № 6	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Журнал-ордер № 7	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Журнал-ордер № 8	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
Журнал-ордер № 10	20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов»
Журнал-ордер № 11	40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи»
Журнал-ордер № 12	86 «Целевое финансирование»
Журнал-ордер № 13	01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал»
Журнал-ордер № 15	84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки»
Журнал-ордер № 16	07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы»

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

Систематическими регистрами аналитического учета являются аналитические карточки, открываемые по синтетическим счетам, служащим для учета материалов, товаров, расчетов с подотчетными лицами и т.д.  

Главная книга представляет собой систематический регистр синтетического учета. Она предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной сверки записей по отдельным счетам.  
Систематические регистры предназначены для записей данных однородных хозяйственных операций, сгруппированных по своему экономическому содержанию по счетам бухгалтерского учета, то есть по видам имущества и источникам хозяйственных средств. Примером систематического регистра является Главная  
Записи мемориальных ордеров группируют в систематическом регистре синтетического учета — Главной книге, где подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту каждого счета. Сальдо по счетам в Главной книге не выводится. В конце каждого месяца на основании данных Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Итоги ведомости по оборотам синтетических счетов сверяют с итогами записей в регистрационном журнале.  
В зависимости от организационной формы ведения учета регистрация учетных записей может осуществляться в хронологических, систематических, комбинированных или синхронистических регистрах. В одних организационных формах счетные записи сначала фиксируются в журналах регистрации в хронологическом порядке (хронологическая запись), а из них разносятся в систематические регистры (систематическая запись), группирующие счетные записи по однородным объектам бухгалтерского наблюдения. В большинстве случаев систематические регистры применяются для построения бухгалтерских счетов, накопительных и группировочных ведомостей.  
В других организационных формах хронологическая запись отсутствует и данные из первичных документов переносятся непосредственно в регистры систематической записи (в ведомости или на счета). В третьих — первичные данные заносятся в комбинированные регистры, сочетающие признаки хронологических и систематических регистров. Регистрация счетных записей в классической процедуре бухгалтерского учета осуществляется на этапе журнал.  
В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов.  
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если в одном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра Журнал-Главная (табл. 9.1).  
Учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций производится в определенной системе (группировке), принято называть систематическими регистрами. Группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета. Счета синтетического учета ведутся, например, в таком систематическом регистре, как Главная книга (см. п. 7.4). В качестве примера систематического регистра аналитического учета может быть Ведомость учета остатков материалов на складе (ф. № М-14), Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № инв.-З) и др.  
Независимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение равенства итога оборотов по дебету и кредиту хронологических регистров соответственно сумме дебетовых и кредитовых оборотов, исчисленных в систематических регистрах. Это так называемое правило Мен-деса .  
Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам. Например, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам.  
Этот регистр наиболее распространен. Данные из первичных документов отражаются в определенных журналах ордерах (ЖО) и накопительных ведомостях. Все журналы составлены по кредитовому принципу, а ведомости — по дебетовому. Эти систематические регистры ведутся в течение одного месяца, после чего подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.  

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов — Главная книга, что показано в табл. 7.5.  
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.  
Главная книга показывает расшифровку по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счета за некоторый временной период без детализации по датам и операциям. Это систематический регистр.  
В зависимости от вида записей различают регистры систематические и хронологические. Систематические регистры предназначены для записей по синтетическим и аналитическим счетам. В хронологических регистрах хозяйственные операции регистрируют последовательно по времени их совершения. Во многих хозяйственных. организациях применяют комбинированные регистры, в которых объединяются систематические и хронологические регистры.  
СЧЕТ — документ, выписанный продавцом, п имя покупателя с указанием причитающихся денег за поставку в определенном количестве товара (продукции), выполненную работу или оказанную услугу документ, в котором отражается состояние финансовых расчетов и обязательств, фиксируется наличие денежных средств и т. п. (например. С. в банке) систематические регистры для учета состояния и движения средств (ресурсов) предприятия (счета бухгалтерского учета).  
СЧЕТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА — систематические регистры (журналы, таблицы и т. п.), предназначенные для учета движения материальных и денежных средств, их источников и расчетных взаимоотношений. Количество и наименование счетов определяется Планом счетов бух-  
Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по,экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета.  
Систематические регистры синтетического учета предназначены для систематизации информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении. Примером может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам.  
Систематические регистры аналитического учета отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов (карточки складского учета материалов, карточки пообъектного учета основных средств).  
Систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для  
Систематические регистры используются для- записи однородных по экономическому содержанию операций на синтетических и аналитических счетах. Примером может служить Главная книга, записи в которой по определенным счетам в течение года позволяют определить общие обороты за год по этим счетам.  
Систематические регистры — это регистры, в которых регистрируют хозяйственные операции с учетом их экономического содержания, т. е. в них осуществляют группировку однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. Это Главная книга, в которой осуществляют группировку операций по синтетическим счетам.  
К систематическим регистрам относят контрольные ведомости и главную книгу, в которых систематизируют записи о совершённых хозяйственных операциях по счетам. Систематические регистры ведут параллельно хронологическим они взаимно дополняют и контролируют друг друга.  
При помощи систематических регистров можно получить данные об однородных операциях в суммированном виде. Например, о реализации продукции, заготовлении материалов, расчётах с поставщиками и покупателями и др.  
Систематические регистры используются для систематической записи операций. В них операции группируются по определенным признакам. Такими являются регистры для ведения бухгалтерских счетов. Конкретным примером систематического регистра является главная книга.  
Номера и суммы этих ордеров затем регистрируются в специальном журнале регистрации (хронологическом регистре). На основании ордеров делаются записи (разноска операций по счетам) в систематический регистр, который называется контрольной ведомостью и является одновременно и главной книгой. В ней содержатся только синтетические счета, запись на которых делалась в шахматном порядке.  
В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции систематизируются в счета синтетического и аналитического учета. Примером названного регистра может служить главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов. К этим регистрам относятся также книги, карточка и табуляграммы или ведомости синтетического и аналитической учета (карточки пообъектного учета основных средств, учета производственных затрат, расчетов с разными дебиторами и кредиторами и др.). Стремление упростить и усовершенствовать учет привело к созданию комбинированных регистров, в которых сочетается хронологическая и систематическая записи, например журналы-ордера и ведомости, журнал-главная, накопительные журналы в организациях и на предприятиях потребительской кооперации и др  
Нередко применяется другой порядок сначала записи производятся в комбинированные регистры синтетического и аналитического учета, а затем — в конце месяца общие итоги за отчетный период проставляются в систематическом регистре синтетического учета — главной книге.  
Однако стремление заменить запись по счетам раскладкой соответствующих ордеров привело к обилию карточек-ордеров, что делало форму учета громоздкой, а количество записей не сокращалось, а увеличивалось. Используя положительные стороны карточно-ордерной формы (1927—1928 гг.), была создана новая копировально-карточная форма учета ( копиручет ). Сущность ее состоит в одновременной записи операций (путем копирования) в двух регистрах в систематическом регистре аналитического учета и в хронологическом регистре синтетического учета.  
Классификация учетных регистров. Регистры бухгалтерского учета подразделяются по характеру записей, объему содержания и внешнему виду. По характеру записей учетные регистры бывают хронологические и систематические. Хронологическими называются регистры, в которых записи осуществляются в порядке совершения хозяйственных операций, т. е. по числам отчетного периода (ими могут быть накопительные ведомости, составленные в хронологическом порядке), систематическими — регистры, в которых записи производятся по качественной однородности операций.  

Запись в регистрах бухгалтерского учета, в результате которой разнородные хозяйственные операции группируются или систематизируются в разрезе объектов учета, принято называть систематической. Счета синтетические и аналитические, ведущиеся на карточках или в книгах (например, главная книга), являются систематическими регистрами. К систематическим регистрам можно отнести сводные накопительные ведомости движения товаров в целом по базе (складу), где записи осуществляются в разрезе кладовых или складов. В отдельных регистрах сочетаются хронологическая и систематическая записи. К таким регистрам можно отнести журналы-ордера, применяемые в учете.  
В результате творческой переработки и сочетания отдельных рациональных элементов предшествовавших форм возникли позднее так называемые комбинированные формы счетоводства. Характерная особенность вариантов этой формы—широкое применение контрольной ведомости — систематического регистра синтетического учета, заменявшего собой главную книгу. Контрольная ведомость строилась с разбивкой оборотов в дебете и кредите к ж-дого счета по корреспондирующим счетам. Такое строение являлось шахматным, и данные этой ведомости служили основой для составления баланса. К комбинированной форме относилась так называемая карточно-шахматная, или контрольно-шахматная, форма счетоводства.  
После записи в регистрационном журнале мемориальные ордера записываются в главную книгу — систематический регистр синтетического учета. Здесь отражаются номера мемориальных ордеров, даты их оформления и суммы по операциям. В главной книге записи группируются обороты по каждому синтетическому (главному) счету как по дебету, так и кредиту записываются отдельно в колонках по корреспондирующим счетам. В конце месяца на основании итогов главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам по простой или шахматной форме. Структура главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости. Остатки по счетам в главной книге не выводятся (см. табл.37).  
По порядку записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах хозяйственные операции записываются в календарной (хронологической) последовательности (без предварительной группировки операций по их типам). В систематических же регистрах учетные записи группируются по типам операций. В комбинированных учетных регистрах сочетаются хронологические и систематические записи.  
По степени обобщения систематические учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные. Синтетические и аналитические регистры предназначаются соответственно для синтетического и аналитического  
В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций). В систематических регистрах ФХЖ группируются по определенным объектам учета (кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость). В комбинированных регистрах налицо признаки хронологической и систематической записей, т. е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи, и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи. Синхронистические регистры — таблицы, предназначенные для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколончатую форму.  
Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бухгалтерского учета, формировании отчетов. Результаты обработки представляются на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм и видеограмм. Так, программным способом, на основании первичных учетных регистров могут быть сформированы все ранее рассмотренные формы учетных регистров в виде выходных отчетов. Регистр бухгалтерских проводок является хронологическим учетным регистром, но легко преобразуется в систематический регистр. Регистры операций и документов — хронологические и систематические одновременно.  
Система управления логистической цепью 592 Система управления экономикой 595 Система фиксированного валютного курса 595 Система финансовая 595 Система Хэлси 595 Система ценовая 595 Система экономическая 594 Система экономических законов 594 Система эмиссионная 594 Систематические регистры 594 Системность /5, 5/9, 594 Системный анализ 25/, 406, 594 Системный риск 594 Системы информационные автоматизированные  

Регистры синтетического и аналитического учета

Актуально на: 2 ноября 2016 г.

В отдельной консультации мы давали понятие синтетического и аналитического учета, раскрывали их сущность и взаимосвязь. О регистрах синтетического и аналитического учета расскажем в этом материале.

Что такое учетный регистр

Регистр бухгалтерского учета – это документ, предназначенный для регистрации, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Он используется как для отражения данных на счетах бухгалтерского учета, так и для составления бухгалтерской отчетности.

Форма регистров синтетического и аналитического учета

Формы регистров бухгалтерского учета организация разрабатывает самостоятельно и утверждает их в своей Учетной политике (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Регистр бухгалтерского учета может составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Синтетические и аналитические регистры бухгалтерского учета должны обязательно содержать следующие реквизиты (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование регистра;
• наименование организации, составившей регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра или период, за который этот регистр был составлен;
• хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистры синтетического учета

Одним из наиболее распространенных регистров бухгалтерского учета является оборотно-сальдовая ведомость по счетам синтетического учета. Обобщенная информация об остатках и оборотах по всем используемым синтетическим счетам организации за определенный период, как правило, представляется в следующем виде:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Итого

К регистрам синтетического учета можно отнести также главную книгу, журналы-ордера и проч.

Регистры аналитического учета

Поскольку данные аналитического учета детализируют сведения, отраженные на синтетических счетах, аналитические регистры могут также строиться по принципу оборотно-сальдовой ведомости по конкретному счету. К примеру, аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 как регистр аналитического учета может представлять сведения в следующем виде:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
Номенклатура	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Склады
10
Ручка шариковая Attache Corvet синяя
Основной склад
…
Итого

Регистры аналитического учета могут быть представлены также в виде карточек аналитического учета к синтетическим счетам, аналитических ведомостей и иных аналогичных документов.

Что такое реестр документов, правила оформления и ведения

Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.

Понятие и определение

Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.

Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Для чего необходим

Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.

При использовании реестра решаются следующие задачи:

• ускоряется работа с документацией
• упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
• хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
• осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Подготовка бумаг к учету и составлению реестра

Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:

• сортировку документации по категориям
• формирование папок для хранения в хронологическом порядке
• создание таблицы (реестра) в письменном или электронном виде

Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.

Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.

Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.

Правила оформления реестра

Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:

• при заполнении разными людьми в последней графе указывается, кем внесена правка
• технические ошибки в реестре устраняются только по поручению вышестоящего руководства
• при исправлении неточных данных пишется письменное заявление с информацией о виде ошибки и лице, допустившим ее

При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.

В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.

Конкретные рекомендации по оформлению даются индивидуально. При ведении реестра с договорами требуется указывать в таблице не только наименование и содержание, но сумму и срок документа, а также информацию о сторонах, заключивших соглашение.

Особенности некоторых типов на видео:

Правила ведения

Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.

По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.

Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.

При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.

Содержание и структура

Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:

• содержание, в котором указывается основная информация о типе и ключевых моментах бумаги
• уникальный инвентарный номер, который указывается рядом с каждой бумагой и позволяет при необходимости легко отыскать ее
• дату внесения в реестр

Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников. При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет. По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.

Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.

Особенности составления реестра для передачи бумаг

Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.

Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.

При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:

• наименование бумаги
• дата, место создания и номер
• перечень передаваемой документации
• наименование сторон акта
• подписи и печати ответственных лиц

Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.

Преимущества применения

Среди преимуществ применения выделяют:

• экономию времени
• повышение эффективности работы организации

Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.

Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.

Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.

К чему приводит неучтенная документация

Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.

Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.

Реестр в электронном виде

Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.

Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.

Среди преимуществ электронного формата выделяют:

• простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
• быстрый поиск по категориям
• простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг

Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.

Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.

Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.

Напишите свой вопрос в форму ниже