Среднесписочный работник

Одними из наиболее важных показателей статистики труда являются показатели численности работников и заработной платы.

Для целей государственных статистических наблюдений по труду используются следующие показатели списочной численности работников:

– списочная численность работников;

– списочная численность работников в среднем за период;

– среднесписочная численность работников.

В списочную численность работников (списочный состав) организации включаются все работники, заключившие трудовой договор (контракт) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более, причем как фактически работающие, так и временно отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Учет списочной численности работников ведется за каждый календарный день

Учет списочной численности работников ведется за каждый календарный день и корректируется в соответствии с приказами (распоряжениями) о приеме на работу, о прекращении трудового договора.

Все невыходы на работу должны подтверждаться соответствующими документами (листками нетрудоспособности, приказами об отпуске, командировке и др.), а также соответствующими отметками в табелях использования рабочего времени или других документах, в которых ведется учет явок и неявок на работу.

Категории работников, которые включаютсяв списочную численность

В списочную численность включают работников:

– фактически явившихся на работу, в т.ч. работников, которые не работали по причине простоя;

– принятых на работу с испытательным сроком;

– принятых на работу на условиях работы с неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей, а также принятых на неполную ставку (оклад) в соответствии с трудовым договором (контрактом). В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели, установленные для них при приеме на работу, как целые единицы; в среднесписочной численности работников они учитываются пропорционально отработанному времени.

Важно! К принятым на работу на условиях работы с неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством РБ устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности работники моложе 18 лет; работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; инвалиды I и II группы; другие категории работников (учителя, врачи и др.);

– направленные в служебные командировки, включая работников, направленных в служебные командировки за границу;

– заключившие трудовой договор с нанимателем о выполнении работы на дому (работники-надомники).

В списочной и среднесписочной численности работники-надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;

– принятые для замещения отсутствующих сотрудников (в связи с болезнью, отпуском по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и по другим причинам);

– временно привлекаемые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;

– студенты и учащиеся учреждений образования, работающие в организациях в период прохождения производственной практики, если они приняты на рабочие места (должности) и заработную плату получают непосредственно в организации.

Категории отсутствующих на работе работников, которые включаются в списочную численность

В списочную численность включаются следующие категории работников, временно отсутствовавших на работе:

– не явившиеся на работу вследствие временной нетрудоспособности (в течение всего периода болезни до выхода на работу или до увольнения) или ухода за больными, неявки которых оформлены листками нетрудоспособности (справками);

– не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

– направленные на устранение последствий стихийных бедствий;

– временно направленные на сельскохозяйственные и другие работы, на работу в другую организацию, если за ними полностью или частично сохраняется заработная плата по месту их основной работы;

– находящиеся в трудовых отпусках;

– находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам, для работы над диссертацией, написания учебников и по другим уважительным причинам, предоставляемых по договоренности между работником и нанимателем;

– находящиеся в отпусках, предоставляемых по инициативе нанимателя;

– находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

– находящиеся в кратковременных отпусках без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику;

– проходящие профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку, если за ними сохраняется заработная плата;

– находящиеся в отпусках в связи с обучением в учреждениях образования в соответствии с законодательством РБ о труде, а также при предоставлении свободного от работы дня в связи с обучением;

– находящиеся в отпусках для прохождения вступительных испытаний при приеме в вузы, учреждения, обеспечивающие получение среднего специального и послевузовского образования;

– не явившиеся на работу в связи с выходным днем согласно графику работы организации, а также предоставленным за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;

– не явившиеся на работу в день отдыха, полученного за работу в государственные праздники, праздничные (нерабочие) или выходные дни;

– принимавшие участие в забастовках;

– совершившие прогулы; подвергнутые административному аресту за административные правонарушения;

– находящиеся под следствием до вынесения приговора суда.

В случае вступления в законную силу приговора суда, которым работник осужден к наказанию, исключающему продолжение работы, он исключается из списочной численности с первого дня невыхода на работу;

– отстраненные нанимателем от работы по требованию уполномоченных государственных органов в случаях, предусмотренных законодательством РБ, и других случаях, когда наниматель обязан не допускать к работе (отстранить от работы) в соответствующий день (смену) работника;

– по неустановленным причинам.

После выяснения причин отсутствия в случае необходимости списочная численность может быть пересмотрена (например, если причиной отсутствия оказалась смерть работника).

Работу выполняют, но в списочную численность не включаются

Не включаются в списочную численность:

– работники, принятые на работу по совместительству из других организаций (далее – внешние совместители).

Работник, получающий в одной организации (включая обособленные подразделения) более или менее одной ставки или выполняющий работу по основному трудовому договору и работу по совместительству у одного нанимателя (далее – внутренний совместитель), учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица);

– граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам.

Работник, состоящий в списочном составе организации (включая обособленные подразделения) и заключивший гражданско-правовой договор на выполнение работ в этой же организации (включая обособленные подразделения), учитывается только в списочной численности организации по месту основной работы;

– привлеченные на сельскохозяйственные работы (учащиеся, пенсионеры, работники других организаций) без заключения с ними трудового договора (контракта);

– привлеченные для работы в организации согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), больные хроническим алкоголизмом, помещенные в лечебно-трудовые профилактории и привлеченные к труду. Они учитываются только в среднесписочной численности работников;

– безработные, зарегистрированные в органах по труду, занятости и социальной защите, направленные на общественные работы. Они учитываются только в среднесписочной численности работников;

– временно направленные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;

– направленные организацией на обучение в учреждения образования с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств организации;

– молодые специалисты в период отдыха после окончания учреждения, обеспечивающего получение профессионально-технического, среднего специального и высшего образования;

– подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения нанимателя или не вышедшие на работу до истечения установленного законодательством РБ срока этого предупреждения, а также работники, уволенные за прогул. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;

– собственники (учредители) данной организации, не получающие в ней заработную плату.

Учет работников в выходные и праздничные дни

Численность работников списочного состава за государственный праздник, праздничный (нерабочий) или выходной день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день, исключая работников, для которых это был последний день работы. При наличии 2 или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным или праздничным (нерабочим) дням.

Расчет списочной численности работников в среднем за период

Списочная численность работников в среднем за отчетный месяц (среднемесячная численность) исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день отчетного месяца, т.е. с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля – по 28-е или 29-е число), включая государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца.

Списочная численность работников в среднем за месяц в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства и др.), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.

Пример 1

Организация вновь создана и начала работу с 24 июля. Численность работников списочного состава в данной организации была следующей: 24 июля – 570 человек, 25 июля (суббота) – 570, 26 июля (воскресенье) – 570, 27 июля – 576, 28 июля – 575, 29 июля – 590, 30 июля – 590, 31 июля – 593. Сумма численности работников списочного состава за июль составила 4 634 человека, календарное число дней в июле – 31, списочная численность работников в среднем за июль составила 149 человек (4 634 / 31).

Списочная численность работников в среднем за квартал определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на 3.

Пример 2

Организация имела среднемесячную численность работников в январе 140 человек, в феврале – 150, в марте – 160. Списочная численность работников в среднем за I квартал составила 150 человек ((140 + 150 + 160) / 3).

Если организация работала неполный квартал, то списочная численность работников в среднем за квартал определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Пример 3

Организация вновь создана в марте. Списочная численность работников за март составляла 720 человек. Следовательно, списочная численность работников за I квартал для этой организации составила 240 человек (720 / 3).

Списочная численность работников в среднем за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года, соответственно на 2, 3, 4…7…12.

Списочную численность работников в среднем за год определяют путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Если организация работала неполный год (например, сезонный характер работы или создана после января), то списочную численность работников в среднем за год определяют путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Пример 4

Организация с сезонным характером работы начала работать в апреле и закончила в августе. Списочная численность работников в среднем за апрель составляла 691 человек, май – 1 359, июнь – 1 416, июль – 820, август – 517. Списочная численность работников в среднем за год составила 400 человек ((691 + 1 359 + 1 416 + 820 + 517) / 12).

Важно! Для целей государственных статистических наблюдений списочная численность работников в среднем за период отражается без численности работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, что специально прописано в указаниях по заполнению соответствующих форм государственных статистических наблюдений.

Показатель среднесписочной численности работников отличается от показателя работников списочного состава

Среднесписочная численность работников используется при определении средней заработной платы и других средних величин. Она, как правило, меньше списочной численности работников организации за счет определенных категорий работников, которые исключаются из списочной численности. В случае отсутствия в организации работников, которых необходимо в соответствии с данными разъяснениями исключить, среднесписочная и списочная численность совпадают.

При расчете среднесписочной численности работников из численности работников списочного состава исключаются следующие категории работников:

– находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

– не явившиеся на работу вследствие временной нетрудоспособности или ухода за больными, неявки которых оформлены листками нетрудоспособности или справками, за все календарные дни болезни. Если последний день болезни приходится на последний рабочий день недели (например, пятницу) или предпраздничный день (например, 7 марта), то при исчислении среднесписочной численности в последующие выходные и праздничные дни эти работники в нее включаются;

– находящиеся в отпусках без сохранениязаработной платы в связи с обучением в учреждениях образования в соответствии с законодательством РБ о труде, а также для прохождения вступительных испытаний при приеме в высшие учебные заведения, учреждения, обеспечивающие получение среднего специального и послевузовского образования;

– находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы, кроме находящихся в отпусках, предоставляемых по инициативе нанимателя. Работники исключаются из среднесписочной численности за все календарные дни неявок на работу;

– находящиеся под следствием до вынесения приговора суда. В случае если работник приговором суда не осужден к наказанию, исключающему продолжение работы, то он включается в среднесписочную численность с первого дня невыхода на работу;

– больные хроническим алкоголизмом, помещенные на лечение в наркологические отделения психиатрических (психоневрологических) учреждений.

Способы расчета средней численности лиц, принятых на работу на условиях работы с неполным рабочим временем

Расчет средней численности лиц, принятых на работу на условиях работы с неполным рабочим временем, можно осуществлять 2 способами.

Первый вариант

При применении первого способа расчета сначала определяется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, для чего общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из установленной законодательством продолжительности рабочей недели:

– при продолжительности рабочей недели 40 ч – на 8 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 ч (при 6-дневной рабочей неделе);

– при продолжительности рабочей недели 35 ч – на 7 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 5,83 ч (при 6-дневной рабочей неделе);

– при продолжительности рабочей недели 30 ч – на 6 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 5 ч (при 6-дневной рабочей неделе);

– при продолжительности рабочей недели 23 ч – на 4,6 ч (при 5-дневной рабочей неделе) или на 3,83 ч (при 6-дневной рабочей неделе).

Затем определяется средняя численность работавших неполное рабочее время за отчетный месяц, для чего число отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

За дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Пример 5

В организации, где продолжительность 5-дневной рабочей недели составляет 40 ч, работает 18 человек с продолжительность рабочего дня согласно трудовому договору 6 ч в день. В ноябре ими отработано 2 376 человеко-часов (6 ч × 18 человек × 22 рабочих дня).

Общее количество отработанных этими работниками человеко-дней составит 297 (2 376 / 8 ч), среднесписочная численность лиц, работавших неполное рабочее время, за ноябрь составит 14 человек (297 / 22 рабочих дня по календарю в ноябре).

Второй вариант

Второй (упрощенный) способ расчета может быть применен в организациях, в которых у отдельных работающих неполное рабочее время составляет 4 ч в день. В этом случае такие работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.

Пример 6

Три работника организации работают по 4 ч в день в соответствии с трудовым договором.

Особенности включения в среднесписочную численность отдельных категорий работников

Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), больные хроническим алкоголизмом, помещенные в лечебно-трудовые профилактории и привлеченные к труду, учитываются в среднесписочной численности организации, в которую они привлечены, как целые единицы по дням явок на работу.

Безработные, зарегистрированные в органах по труду, занятости и социальной защите, направленные на общественные работы, включаются в среднесписочную численность работников, если с ними заключен трудовой договор (контракт) и выплату заработной платы организация осуществляет непосредственно работникам.

Лица, принятые на работу на условиях работы с неполным рабочим временем в соответствии с трудовым договором (контрактом) или переведенные по письменному заявлению работника на условия работы с неполным рабочим временем (неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей), при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Лица, переведенные на работу в режиме неполного рабочего времени по инициативе нанимателя (без письменного заявления работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Работники, которым в соответствии с законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Работники организаций сельского хозяйства, для которых устанавливается суммированный учет рабочего времени за годовой учетный период, при котором наниматель вправе в период напряженных работ увеличивать продолжительность ежедневной работы с последующим уменьшением продолжительности рабочего дня в зимнее время или предоставлением дополнительных дней отдыха, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Работники, принятые на работу по совместительству из других организаций (внешние совместители), и лица, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам, в списочную и среднесписочную численность не включаются.

От редакции:

Показатель списочной численности работников неоднократно используется в Налоговом кодексе РБ (далее – НК) как условие применения отдельных льгот по налогам или особым режимам налогообложения.

Налог на добавленную стоимость

Освобождаются от НДС обороты по реализации на территории Республики Беларусь товаров (работ, услуг), за исключением подакцизных товаров, брокерских и иных посреднических услуг, передачи имущества в аренду (финансовую аренду (лизинг)), произведенных (выполненных, оказанных) плательщиками, у которых численность инвалидов составляет не менее 50 % от списочной численности работников в среднем за период с учетом средней численности работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, а также средней численности лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (в т.ч. договорам подряда) (подп. 1.16 п. 1 ст. 94 НК).

Списочную численность работников в среднем за период определяют без учета работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Налог на прибыль

От обложения налогом на прибыль освобождается прибыль организаций, использующих труд инвалидов, если численность инвалидов в них составляет не менее 50 % от списочной численности работников в среднем за налоговый период, кроме прибыли, полученной от торговой, торгово-закупочной и посреднической деятельности, с учетом средней численности работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, а также средней численности лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (в т.ч. договорам подряда).

Списочную численность работников в среднем за налоговый период определяют без учета работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (подп. 1.5 п. 1 ст. 140 НК).

Налог на недвижимость

Освобождаются от налога на недвижимость капитальные строения (здания, сооружения), их части, а также машино-места организаций общественного объединения «Белорусское общество инвалидов», общественного объединения «Белорусское общество глухих» и общественного объединения «Белорусское товарищество инвалидов по зрению», а также обособленных подразделений этих организаций при условии, если численность инвалидов в указанных организациях или их обособленных подразделениях составляет не менее 50 % от списочной численности в среднем за период (подп. 1.2 п. 1 ст. 186 НК).

Особые режимы налогообложения

Общие условия применения упрощенной системы налогообложения (УСН) изложены в ст. 286 НК. Так, применять УСН организации вправе при одновременном соблюдении критериев средней численности работников и валовой выручки в течение первых 9 месяцев года, предшествующего году, с которого претендуют на ее применение. Порядок определения средней численности работников аналогичен порядку, приведенному в подп. 1.16 п. 1 ст. 94 и подп. 1.5 п. 1 ст. 140 НК.

Разъяснения по порядку применения льгот подп. 1.16 п. 1 ст. 94 и подп. 1.5 п. 1 ст. 140 НК были приведены в письме МНС РБ от 09.03.2011№ 2-2-14/10108 «О налогообложении»: «…Учитывая… то, что в НК не содержится конкретных указаний о порядке учета внешних совместителей в списочной численности работников организации в среднем за период, организации вправе учитывать внешних совместителей в порядке, установленном для определения списочной численности пунктом 9 Указаний № 92, с учетом указанных работников за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели, установленные для них при приеме на работу, как целые единицы либо в порядке, установленном подпунктом 10.4 пункта 10 Указаний № 92, т.е. пропорционально отработанному времени.

Граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам, учитываются в списочной численности работников организации за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока действия договора».

Подытожим сказанное в таблице:

Показатели численности занятых в экономике

Численность занятых в отраслях экономики страны представляет совокупность работников на предприятиях, в организациях, учреждениях, семейных производствах, кооперативах. При суммировании данных по предприятиям важно не допустить повторного счета в определении численности, так как многие являются работниками двух и более предприятий.

Прием и выбытие работников оформляются приказом руководителя. На предприятии также должны быть известны данные о численности работников на каждый день (моментный показатель).

В состав общей численности работников предприятия входят:

• Списочный состав
• Совместители (внешних и внутренних)
• Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (договор подряда, трудовое соглашение)

Списочный состав

В списочный состав включаются все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу. При этом производится запись в трудовой книжке работника. Каждый может быть в списочном составе только на одном предприятии. В списочный состав включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.). Для расчета занятых используется списочная численность работников (состоит в списке предприятия, следовательно, не является безработным).

Совместители

К совместителям внешним относятся лица, которые, как правило, состоят в списочном составе другого предприятия, а на данном предприятии по совместительству выполняют работу в соответствии с трудовым законодательством в совокупности не более чем на 0,5 ставки (продолжительность рабочего дня не более 4 часов). Внутренние совместители на этом же предприятии выполняют в свободное от основной работы время оплачиваемую работу. В средней численности внешние совместители учитываются пропорционально отработанному времени.

Лица, работающие по договорам

Лица, работающие по договорам, могут выполнять работу на нескольких предприятиях в отчетном периоде. На весь срок договора они учитываются как полные работники.

В приказе руководителя о приеме на работу определено, к какой группе относится принятый на работу. Понятно, что совместители и лица, работающие по договорам, не должны учитываться при расчете численности занятых, это был бы повторный счет. Поэтому на предприятии исчисляют среднесписочную численность работников и среднюю численность всех работников, включая совместителей и работающих по договорам.

Расчет среднесписочной численности работников

Формула среднесписочной численности

За месяц среднесписочная численность работников исчисляется на базе данных о численности за каждый календарный день по формуле:

За выходные и праздничные дни берется численность предвыходного и предпраздничного дня.

Поскольку за каждый день списочное число равно сумме явившихся на работу и не явившихся по всем причинам, то такой же результат получим по формуле.

То есть формулы эквивалентны.

В числителе обеих формул — это календарный фонд времени работников (человеко-дни).

Задача 1

На предприятии в списочном составе на 1 января было 205 чел., с 6 января принято на работу 15 чел., с 16 января уволено 5 чел. и с 29 января принято 10 чел. Вычислим среднесписочную численность работников за январь:

Численность работников в течение месяца была разной, колебалась от 205 до 225 чел., а в пересчете на полных работников (состоящих в списке с 1 по 31 января) на данном предприятии было занято 216 чел.

Задача 2

За более длительные периоды времени среднесписочная численность исчисляется на базе средних месячных показателей по формуле средней арифметической простой. Продолжим пример. Допустим, что на данном предприятии среднесписочная численность работников составляла:

• февраль — 223;
• март — 218;
• апрель — 234;
• май — 228;
• июнь — 226 чел.

Решение

Вычислим среднесписочную численность работников за I квартал, II квартал и первое полугодие:

За первое полугодие среднесписочную численность работников можно исчислить двумя способами: на базе месячных данных и на базе средних квартальных данных:

Аналогично исчисляют показатели среднесписочной численности работников за 9 месяцев, за год.

Задача 3

Если предприятие работало не полный отчетный период, то среднесписочная численность работников исчисляется следующим образом.

Предприятие зарегистрировано 25 ноября. Численность работников на 25 ноября — 150 чел., 29 ноября принято 12 чел. и в ноябре не было больше движения рабочей силы. За декабрь примем условно среднесписочную численность работников равной 168 чел. Надо вычислить среднесписочную численность работников по предприятию за ноябрь, IV квартал и за год:

Следовательно, на предприятии, которое работало немногим более одного месяца, в пересчете на годовых работников было занято 17 чел. Эти работники остальное время года могли быть в списочном составе других предприятий, и там они при расчете среднегодовой численности занятых будут учтены как часть единицы пропорционально времени работы на каждом предприятии. При суммировании данных по предприятиям, сколько бы работ не поменял работник в течение года, в числе занятых он будет учтен как единица (1 человек) при условии, если работал в течение всего года. Если же работник работал в году, допустим, всего 4 месяца, то в числе занятых он будет учтен как 4/12, а не 1 человек.

Где и когда используются данные о среднесписочной численности

При составлении ежегодных сведений для ИФНС

Сведения о среднесписочной численности за предшествующий год должны сдать в налоговую инспекцию все без исключения организации, а также ИП, которые в прошлом году привлекали наемных работников (п. 3 ст. 80 НК РФ). Форма сведений утверждена приказом ФНС России от 29.03.07 № ММ-3-25/174. Срок сдачи — не позднее 20 января текущего года.

Бесплатно сдать сведения о среднесписочной численности через интернет

Вновь созданные и реорганизованные компании также должны отчитываться о среднесписочной численности. Сделать это нужно даже в том случае, если в штате еще нет ни одного сотрудника. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 04.02.14 № 03-02-07/1/4390 (см. «Даже если у недавно открытой компании еще нет наемных работников, она должна отчитаться о среднесписочной численности»). К аналогичным выводам пришли и судьи в постановлении ФАС Центрального округа от 25.04.14 №А62-2115/2013. (см. «Вновь созданная организация должна отчитаться о среднесписочной численности работников даже в случае отсутствия персонала»). Срок сдачи — не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Для вновь зарегистрированных предпринимателей особые сроки отчетности не установлены. Это значит, что в месяце, следующем за месяцем регистрации, подавать сведения о среднесписочной численности они не обязаны. Это подтвердил и Минфин России в письме от 19.07.13 № 03-02-08/28371 (см. «Минфин напомнил, в какой срок индивидуальный предприниматель должен отчитаться о среднесписочной численности работников»).

Добавим: организации, открывшие обособленные подразделения, должны отчитаться о среднесписочной численности в ИФНС по местонахождению головного офиса. В отчете необходимо указать сведения обо всех сотрудниках компании, включая филиалы. Подавать сведения по каждому из подразделений в отдельности не нужно (письмо Минфина России от 14.02.12 № 03-02-07/1-38; «Сведения о среднесписочной численности работников компании, включая сотрудников филиалов, представляются по месту нахождения головного офиса»).

При выборе способа представления отчетности по налогам и взносам

Способ сдачи налоговой отчетности (через интернет или на бумаге) напрямую зависит от среднесписочной численности персонала. В пункте 3 статьи 80 НК РФ говорится, что налогоплательщики, чья среднесписочная численность за предшествующий календарный год превышает 100 человек, могут сдать декларацию только через интернет. Если среднесписочная численность равна 100 человек и менее, у компаний и ИП есть выбор — они могут отчитываться либо через интернет, либо на бумаге.

Правда, из данного правила есть одно исключение — налог на добавленную стоимость. Плательщики НДС независимо от численности работников обязаны представлять декларации только через интернет (см. «Как сдать электронную декларацию по НДС»). Это требование закреплено в пункте 5 статьи 174 НК РФ.

Отчетность по страховым взносам также привязана к среднесписочной численности. Страхователи, чья среднесписочная численность за предшествующий год превысила 10 человек, обязаны сдавать расчеты по страховым взносам исключительно через интернет (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Кроме того, при численности персонала более 25 человек необходимо сдавать в электронном виде форму 4-ФСС (п.1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний») и ежегодные сведения о стаже и другие отчеты в ПФР, в том числе форму СЗВ-ТД (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). При более скромной численности персонала отчитаться можно на бумаге.

Заполнить, проверить и сдать всю отчетность по взносам через интернет Сдать бесплатно

При решении различных налоговых вопросов (льготы, прибыль филиалов, спецрежимы)

В Налоговом кодексе много правил и ограничений, для соблюдения которых необходимо знать среднесписочную численность работников. Мы объединили их в таблицу.

Вопросы, для решения которых нужно знать среднесписочную численность сотрудников

Вопрос	Норма НК РФ
Предоставление льгот
освобождение от НДС для компаний, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 2 п. 3 ст. 149
освобождение от НДС для ГУП и МУП, в штате которых не менее половины инвалидов	подп. 2 п. 3 ст. 149
право IT-компаний относить на расходы стоимость ЭВМ	п. 6 ст. 259
право списать расходы на социальную защиту инвалидов для компаний, в штате которых не менее половины инвалидов	подп. 38 п. 1 ст. 264
освобождение от налога на имущество для организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 3 ст. 381
освобождение от земельного налога для организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 5 ст. 395
Доля прибыли филиала и участника консолидированной группы
расчет доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет)	п. 2 ст. 288
расчет доли прибыли, приходящейся на участника консолидированной группы (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет)	п. 6 ст. 288
Применение спецрежимов
право на применение УСН организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 14 п. 3 ст. 346.12
право на применение ЕНВД организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов	подп. 2 п. 2.2 ст. 346.26

При заполнении формы 4-ФСС и РСВ-1

Плательщики взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний должны отчитываться перед фондом соцстрахования по форме 4-ФСС (утв. приказом ФСС России от 26.09.16 № 381). На титульном листе этой формы есть поле, которое так и называется — «Среднесписочная численность работников».

Аналогичное поле предусмотрено и в расчете по форме РСВ-1, предоставляемом в Пенсионный фонд за периоды до 2017 года (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.14 № 2п).

Бесплатно сдать 4-ФСС и РСВ-1 через интернет

При составлении статистической отчетности

Организации и ИП, не являющиеся представителями малого бизнеса, сдают в органы статистики форму № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». В некоторых случаях вместо нее представляется форма № 1-Т с таким же названием. В числе прочих показателей в этих отчетах необходимо указывать среднюю численность, которая включает в себя среднесписочную численность работников.

Заполнить и сдать всю отчетность в Росстат по актуальным на сегодня формам через интернет

Какие сотрудники учитываются при расчете среднесписочной численности

Во всех ситуациях, о которых говорилось выше, среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 76-79 указаний по заполнению форм статистического наблюдения (утв. приказом Росстата от 27.11.19 № 711. далее — Указания).

Согласно Указаниям, в среднесписочной численности учитываются наемные сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Срок договора и характер работы (постоянный, временный или сезонный) не имеет значения. Даже если человек трудился в компании всего один день, а потом уволился, его нужно включить в расчеты.

В среднесписочную численность попадают не только те, кто фактически присутствовал на рабочем месте, но и те, кто находился в отпуске (в том числе за свой счет), на больничном (кроме декрета), либо в командировке. Лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в общем случае в среднесписочную численность не вклчаются. Исключение сделано для тех, кто во время отпуска по уходу работает на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия. Таких сотрудников следует включить в среднесписочную численность.

Также учитываются внутренние совместители, то есть работники, одновременно занимающие несколько должностей в одной компании. Обратите внимание: независимо от количества совмещаемых должностей такого сотрудника нужно учитывать один раз по месту основной работы. То же правило применяется и к работникам, получающим более одной ставки — их также следует учитывать как единицу. Полный перечень работников, попадающих в среднесписочную численность, приведен в пункте 77 Указаний.

Какие работники не учитываются при расчете среднесписочной численности

В среднесписочной численности не надо учитывать женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам. К тому же не учитываются лица, которые взяли отпуск в связи с усыновлением новорожденного. Наконец, не учитываются работники, оформившие отпуск по уходу за ребенком (кроме тех, кто трудится неполный день или на дому, получая при этом пособие). Не следует учитывать студентов и абитуриентов, взявших отпуск без сохранения зарплаты, а также некоторые другие категории работников (их перечень приведен в пункте 78 Указаний).

Из среднесписочной численности исключаются внешние совместители, то есть сотрудники, для которых основным местом работы является другая компания или другой ИП. Не попадают в расчет и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. В ситуации, когда один и тот же человек работает одновременно по трудовому договору и договору подряда, в среднесписочной численности его нужно учесть один раз.

Нужно ли учитывать учредителя и предпринимателя

По общему правилу собственник попадает в среднесписочную численность, только если он работает в своей компании по трудовому договору и получает заработную плату. Учредителя, которому выплачивают дивиденды, но не выплачивают зарплату, из расчетов надо исключить.

На практике распространена следующая ситуация: директором является собственник, назначенный общим собранием учредителей (без трудового договора). Нет четких инструкций относительно того, нужно ли учитывать такого директора в среднесписочной численности. Обычно при подобных обстоятельствах директора считают за единицу, несмотря на отсутствие договора.

Но если в роли директора выступает единственный учредитель, то по нашему мнению в среднесписочной численности его учесть нельзя. Дело в том, что единственный учредитель не в состоянии принять себя на работу и выплачивать себе зарплату. Это признал и Минфин России (см. «Минфин: директор — единственный учредитель не должен начислять себе зарплату»). Значит, такой руководитель априори не может относиться к персоналу компании.

Индивидуальный предприниматель также не учитывается в среднесписочной численности, ведь, как и единственный учредитель, он не способен заключить трудовой договор с самим собой.

Как рассчитать среднесписочную численность за месяц (при полном рабочем времени)

Прежде всего необходимо выяснить, какой была численность работников (учитываемых по приведенным выше правилам) в каждом из календарных дней месяца, включая выходные и праздники. Численность в нерабочий день принимается равной численности в предшествующий рабочий день.

Численность за каждый день месяца нужно просуммировать и разделить на количество календарных дней месяца. Полученное число следует округлить до целого значения (остаток менее 0,5 отбрасывается, остаток 0,5 и более округляется в большую сторону).

Пример 1

Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Все сотрудники заняты полный рабочий день. Численность в каждом из дней месяца приведена в таблице 2. Среднесписочная численность за месяц равна 17,097 (530: 31 день), после округления принимает значение 17.

Иногда организации работают не полный месяц. Это происходит с компаниями, созданными в середине месяца, либо с теми, кто занимается сезонным бизнесом. Среднесписочная численность за неполный месяц считается точно так же, как и за полный: суммируются показатели численности в каждом из дней, и полученный результат делится на количество календарных дней месяца. Проще говоря, если в месяце 31 день, то делить нужно именно на 31 независимо от того, сколько дней фактически отработано.

Пример 2

Компания начала работать 28-го марта 2016 года. Численность в каждом из дней месяца приведена в таблице 3.

Чтобы найти среднесписочную численность, бухгалтер разделил суммарную численность на 31, так как в марте 31 календарный день. Получилось, что среднесписочная численность за март равна 1,71 (53: 31 день), а после округления принимает значение 2.

Число месяца	Количество работников, учитываемых при расчете среднесписочной численности
28	10
29	10
30	15
31	18
Итого	53

Как рассчитать среднесписочную численность за отчетный период и на отчетную дату (при полном рабочем времени)

Зная среднесписочную численность за месяц, можно найти значение данного показателя за более длительный период, например, за предшествующий год или за квартал. В некоторых случаях требуется вычислить среднесписочную численность на отчетную дату. При этом формулировка «на отчетную дату», по сути, заменяет собой формулировку «за период с начала года по отчетную дату». Другими словами, чтобы узнать среднесписочную численность, например, на 31 марта, следует искать среднесписочную численность за период с 1 января по 31 марта.

Каким бы ни был отчетный период, правила расчета сводятся к следующему. Сначала следует сложить показатели среднесписочной численности за каждый из месяцев, входящих в период. Затем полученную сумму нужно разделить на количество месяцев данного периода. Так, если речь идет о годе, то сумму необходимо разделить на 12, если о квартале, то на 3 и т д. Наконец, результат деления надо округлить до целого значения.

Пример 3

Все сотрудники организации заняты полный рабочий день. В январе среднесписочная численность работников составила 25 человек, в феврале 26 человек и в марте 22 человека. Среднесписочная численность за квартал равна 24,33 ((25 + 26 + 22): 3 мес.), после округления принимает значение 24.

Если отчетный период отработан не полностью

Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.

Пример 4

Компания зарегистрирована в сентябре 2015 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.

Чтобы найти среднесписочную численность за 2015 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2015 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.

Пример 5

Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.

Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.

Расчет среднесписочной численности при неполном рабочем времени

Работников, занятых неполное рабочее время, нужно считать обособленно. Правда, это относится лишь к тем, кто переведен на неполный график по трудовому договору, штатному расписанию, либо давал письменное согласие на неполное рабочее время.

Люди, для которых сокращенное рабочее время установлено на основании закона (инвалиды, несовершеннолетние и проч.), учитываются на общих основаниях как целые единицы. Кроме того, на общих основаниях учитываются специалисты, перешедшие на неполное рабочее время не добровольно, а по инициативе работодателя.

Обособленный учет подразумевает, что каждый не полностью занятый работник учитывается в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. Алгоритм расчета следующий. Чтобы определить показатель за месяц, нужно взять количество человеко-часов, отработанных всеми не полностью занятыми сотрудниками в данном месяце. Важная деталь: если в рабочий день человек отсутствовал по причине болезни, отпуска или прогула, количество человеко-часов берется за предыдущий рабочий день.

Полученный результат необходимо разделить на продолжительность рабочего дня (правила ее вычисления показаны в таблице 4). В итоге получится количество человеко-дней за данный месяц.

Продолжительность рабочего дня в зависимости от продолжительности рабочей недели

Продолжительность рабочей недели	Продолжительность рабочего дня
	5-ти дневная рабочая неделя	6-ти дневная рабочая неделя
40 часов	8 часов	6,67 часов
36 часов	7,2 часа	6 часов
24 часа	4,8 часа	4 часа

Далее показатель человеко-дней за месяц необходимо разделить на количество рабочих дней по календарю данного месяца. Полученная величина — это среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц.

Пример 6

Компания работает по графику пятидневной рабочей недели. Согласно штатному расписанию сотрудник Иванов трудится по 4 часа в день, сотрудник Петров — по 3,2 часа в день.

В марте 2016 года Иванов и Петров отработали 21 день.

Количество человеко-часов в марте равно 151,2 (4 часа × 21 день) + (3,2 часа × 21 день)). Количество человеко-дней в марте равно 18,9 (151,2: 8).
Исходя из того, что в марте 2016 года 21 рабочий день, среднесписочная численность не полностью занятых сотрудников за март равна 0,9 (18,9: 21 день), после округления принимает значение 1.

Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников, работавших полное и неполное время

Если часть работников занята полное рабочее время, а другая часть — неполное рабочее время, среднесписочную численность нужно считать следующим образом. Сначала определить среднесписочную численность сотрудников на полном графике за каждый месяц отчетного периода. Затем найти среднесписочную численность сотрудников на неполном графике за каждый месяц отчетного периода. Полученные значения сложить, разделить на количество месяцев в отчетном периоде и округлить.

Пример 7

В организации есть сотрудники, которые приняты на полную ставку. Также есть сотрудники, которые приняты на 0.5 ставки. Бухгалтер определил среднесписочную численность тех и других в отдельности за каждый месяц отчетного года (см. таблицу 5).

Среднесписочная численность за год равна 16,42 ((155 + 42): 12 мес.), после округления принимает значение 16.

Месяц	Среднесписочная численность работников на полной ставке	Среднесписочная численность работников на 0,5 ставки
январь	10	5
февраль	10	5
март	15	4
апрель	10	4
март	9	3
июнь	15	3
июль	16	3
август	14	3
сентябрь	14	2
октябрь	14	3
ноябрь	13	3
декабрь	15	4
Итого:	155	42

Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

Что указать в отчете, если среднесписочная численность равна нулю

Распространена ситуация, когда среднесписочная численность небольшой компании или персонала ИП, исчисленная по всем правилам, после округления принимает значение 0. Возникает вопрос, можно ли указать нулевой показатель в отчетности, предназначенной для ИФНС и фонда соцстрахования?

К сожалению, ни один нормативный правовой акт не дает четкого ответа. На практике налоговики настоятельно рекомендуют вместо нуля поставить 1. Объясняют это тем, что согласно внутренним регламентам ФНС, при «нулевых» сведениях о среднесписочной численности инспектор должен закрыть карточку по НДФЛ. И потом, когда организация или предприниматель станет отчитываться по налогу на доходы, у них возникают сложности. Чтобы избежать путаницы, лучше заранее указать единицу. Специалисты ФСС также советуют не проставлять нулевой показатель, особенно если начисления зарплаты не были нулевыми.

На наш взгляд, работодателям проще последовать совету чиновников, чем впоследствии давать дополнительные объяснения. Тем более что подобное завышение среднесписочной численности не грозит никакими неприятными последствиями.

Правда, искусственное завышение недопустимо для ИП без персонала и для организаций, где нет иных работников кроме единственного учредителя. Как уже говорилось выше, предприниматели и единственные учредители не учитываются в среднесписочной численности. Поэтому округление до единицы в данном случае будет сильно искажать реальное положение дел.