СЗВ м кадры или бухгалтерия?

Когда персонифицированную информацию о работниках вносит один сотрудник, а использует ее в отчетах другой – конфликт интересов, как правило, неизбежен. Если речь идет о работниках разных отделов – проблема только усугубляется. Однако, кто бы не сдавал СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за ошибки платит компания, и, если сотрудников много, штрафы бывают весомыми.

Почему сдачу СЗВ-М лучше поручить кадровику

Отчет СЗВ-М содержит всего три колонки с данными, которые кадровик вбивает в базу при приеме на работу нового сотрудника:

• фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС (страховой номер работника в ПФР);
• ИНН работников.

В бухгалтерской программе (например, 1С) файл для отправки в ПФР можно сформировать, что называется, одним кликом. Основная проблема в том, что отчет СЗВ-М – ежемесячный, и крайний срок – 15-е число месяца, следующего за отчетным.

И все же не только регулярность вроде бы необременительной нагрузки вызывает порой яростное сопротивление бухгалтерии при наличии в компании отдела кадров.

Причина в том, что:

• ИНН работников для отчетности в налоговую бухгалтеру не нужен (желателен, но 2-НДФЛ уходят и без него);
• если в базе нет ИНН, нужно искать его на сайте ФНС, а это – время, к тому же результат не всегда положительный;
• СНИЛС работники уже давно получают самостоятельно, от бухгалтера ничего не зависит, он может только тратить время на то, чтобы усовестить работника пойти в ПФР и без задержки передать информацию в отдел кадров;
• если работник сменил фамилию (порой имя и даже отчество), бухгалтер узнает об этом, только когда отчет не принят из-за ошибок.

Таким образом, отчет СЗВ-М предполагает тесный контакт с работниками компании, что несвойственно для бухгалтера, чей удел все-таки цифры, а не люди. Кроме того, как показывает практика, назначение кадровиков ответственными за отчетность очень хорошо повышает их дисциплинированность и внимательность к персонифицированным данным.

Минусы передачи СЗВ-М в отдел кадров

В отличие от бухгалтеров, у кадровиков нет десятилетиями выработанного рефлекса сдавать отчетность как можно раньше, чтобы успеть своевременно исправить ошибки. Кроме того, если раньше ПФР давал возможность исправить ошибки без каких-либо санкций в 20-дневный срок после получения отрицательного протокола, то сейчас такого нет.

Все ошибки подлежат исправлению строго до 15 числа каждого месяца, с переносом на следующий рабочий день, если середина месяца выпала на:

• выходной день;
• государственный праздник.

Нет у кадровиков и рефлекса каждое утро проверять, не «прилетело» ли какое сообщение из ПФР по телекоммуникационным каналам связи. К счастью, на этот случай есть бухгалтерия, которая заметит отрицательный протокол и сообщит о проблеме кадровику.

Однако возлагать на бухгалтера отчетность, данные которой для него, по сути, кот в мешке, из-за его повышенного чувства ответственности – неразумно. Механическая работа, обзвон работников, препирательства с отделом кадров – все это отнимает время у бухгалтера. Время, которое необходимо для решения более глобальных вопросов, лежащих исключительно в компетенции бухгалтера.

Альтернативное решение с минимизацией ответственности

Вне зависимости от того, кто сдает СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за несдачу (несвоевременное представление) отчета будет дорого стоить компании – 500 руб. за каждого отдельно взятого работника, в данных которого допущена ошибка (ошибки). Между тем, работники бухгалтерии или отдела кадров, если и понесут ответственность за огромные штрафы в ПФР, то в очень незначительной сумме.

В этом случае:

• отчет СЗВ-М, а также другие отчеты по работникам компании будут отправлены в ПФР и налоговую специалистами нашей компании;
• мы компенсируем клиенту все финансовые потери, вызванные ошибками специалистов нашей компании.

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы.

Заказать услугу

Переход на электронные трудовые книжки добавит работодателям обязанность готовить новый ежемесячный отчет в ПФР: форму СЗВ-ТД впервые надо сдать уже в феврале 2020 года. В связи с этим встает резонный вопрос: кто должен готовить и сдавать СЗВ-ТД? Бухгалтерия или все-таки кадровая служба?

Что включается в СЗВ-ТД?

Посмотрим на новый бланк:

Пошаговую инструкцию по заполнению нового СЗВ-ТД смотрите

Как видим, информация в нем больше «подойдет» отделу кадров. Но, памятуя о том, что и другую персотчетность с кадровыми сведениями чаще заполняют совсем не кадровики, вопрос лучше переформулировать так: не «Кто будет делать СЗВ-ТД?», а «Кто НЕ будет делать СЗВ-ТД?».

Иначе говоря, кто первый спихнет с себя эту «почетную» обязанность — тот и не будет.

Посмотрим, какие аргументы можно привести каждому подразделению в таком споре.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать бухгалтеры?

Собственно, потому, почему и всегда: «Онижбухгалтеры». Расшифровать этот краткий тезис можно примерно так:

1. У бухгалтерии богатый опыт подготовки и сдачи отчетов в различные структуры (ФНС, ПФР и др.), поэтому они будут делать все правильно и в срок.
2. У бухгалтеров специальные программы, позволяющие им «легко и просто» формировать отчет одним нажатием наманикюренного пальца, а вторым нажатием — отправлять его электронно прямехонько в ПФР.
3. Пусть будет до кучи: одним отчетом больше — одним меньше: какая уже разница?
4. У «бухов» больше шансов обнаружить ошибку, вовремя с ней разобраться и сдать правильный отчет (почему — см. пункт 1 аргументов).
5. У отдела кадров нет ни времени, ни желания возиться с ежемесячной отчетностью в ПФР.

Внимание! Последний аргумент только для «продвинутых» кадровиков, имеющих особо доверительные отношения с руководством.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать кадровики?

И опять несколько аргументов. Их меньше, но они весомее.

Во-первых, потому что те данные, которые надо вносить в новую форму, находятся в ведении именно кадровой службы. По сути — раньше была обязанность вести бумажные трудовые книжки сотрудников, а теперь будет обязанность помогать ПФР вести электронные трудовые книжки. И это не бухгалтерская обязанность.

Во-вторых, электронные книжки без бумажного аналога должны заводиться только для тех, кто впервые поступит на работу после 01.01.2020. Все остальные (а их пока будет большинство) вправе попросить вести и бумажный, и электронный вариант книжек. И, скорее всего, попросят. Бумажные трудовые покинут нас еще ох, как нескоро.

А если у работника будут расхождения в данных электронной и бумажной книжек? Если ему понадобится копия бумажной трудовой? Если работнику нужна выписка из нее — куда ему пойти? В кадры, конечно же, не в бухгалтерию.

Бухгалтерия к ведению трудовых книжек имеет достаточно опосредованное отношение (если, конечно, она не «2 в 1» — бухгалтерия + кадры). Поэтому и заполнять СЗВ-ТД не обязана.

И третий хороший аргумент, который сможет магически воздействовать на руководство: передача кадровикам ответственности за форму несложной отчетности — отличный способ повысить дисциплинированность и внимательность этих специалистов. А это фирме только на пользу.

Кстати, не забудьте об ответственности: если по СЗВ-ТД дважды за календарный год допустить нарушение — опоздать с отчетом, не сдать вообще или показать в нем недостоверные сведения, будет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Что еще можно переложить на кадровую службу?

Если у бухгалтера получится успешно воспользоваться нашими аргументами, советуем попытать счастья дальше: переложить на кадры СЗВ-М. А высший пилотаж — передача ежегодного СЗВ-СТАЖ.

Первый отчет — совершенно точно без труда кадровики смогут заполнить (и заполняют в некоторых организациях). И самый бронебойный аргумент здесь — это СНИЛС. Собирать документы, связанные с работой, — прямая обязанность кадровой службы. И речь идет не только о СНИЛС, но и документах о смене фамилии и др.

Поэтому, если в вашей организации СЗВ-М лежит на плечах бухгалтеров, вполне его можно перевести на кадры по все тем же основаниям: отчет содержит не столько бухгалтерскую, сколько кадровую информацию.

А там и до СЗВ-СТАЖ недалеко! Кто, лучше кадровиков заполнит в ней данные о периоде работы, о кодировке условий труда? И уж только от кадрового специалиста зависит беспроблемное заполнение графы 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица».

Коллеги, а вы как считаете — кто должен заполнять персонифицированные отчеты и как у вас на работе с этим заведено?

Друзья, поддержите нас — подпишитесь на наш блог на Клерке :).

И приглашаем на заглянуть наш сайт blogkadrovika.ru — здесь вы найдете полезную информацию о пособиях, зарплате, кадрах, налогах, пенсиях. Пишем для специалистов и всех, кто хочет научиться разбираться в этих вопросах.